Bank fragt nach den wirtschaftlich Berechtigten unseres Unternehmens, wie fülle ich das ein

UBO-Frage kommt aus der Kundenprüfung der Bank, nicht aus dem Handelsregister

Die Bank stellt diese Frage aufgrund ihrer eigenen Verpflichtung zur Kundenprüfung, und das bedeutet, dass die Antwort aus zwei Schichten besteht. Schicht eins ist die formale Registrierung: wer ist als UBO im UBO-Register eingetragen, das Teil des Handelsregisters ist. Schicht zwei ist das, was die Bank selbst zusätzlich haben möchte: eine Erklärung der Kontrolls- und Eigentumsverhältnisse, oft mit einem Organigramm, und manchmal eine Erläuterung, wenn der UBO einen Prozentsatz knapp unter oder über der 25%-Schwelle hält. Beide Schichten müssen miteinander übereinstimmen — eine Bank, die eine Abweichung zwischen dem Register und Ihrer eigenen Angabe sieht, stellt dazu fast immer eine Nachfrage.

Geben Sie daher nicht nur die Namen an, sondern auch die Grundlage, auf der jemand UBO ist: Anteilsbesitz, Stimmrecht oder faktische Kontrolle auf anderem Wege. Wenn die Struktur über mehrere Zwischenholdings läuft, ist eine schematische Darstellung oft schneller zu überprüfen als ein laufender Text. Wenn Sie im Dossier bereits wer die endgültigen Eigentümer des Unternehmens sindfestgehalten haben, ist dies normalerweise eine Frage des Übertragens und des Überprüfens des Datums der letzten Änderung. Achten Sie bei demselben Fragebogen auch auf eine separate Frage nach politisch exponierten Personen — ob ein Geschäftsführer oder Beteiligter eine PEP ist ist oft separat nummeriert, gehört aber zum gleichen Block der Kundenprüfung und wird leicht übersehen.

Rechtsgrundlage: GwG-Kundenprüfung plus Handelsregistergesetz 2007

Die Verpflichtung der Bank, nach UBOs zu fragen, ergibt sich aus dem Geldwäschegesetz, das Kundenprüfung bei Begründung einer Geschäftsbeziehung vorschreibt; die formale Registrierung von UBOs selbst ist über das Handelsregistergesetz 2007 geregelt. Das sind zwei verschiedene Regelungen mit zwei verschiedenen Zielen — die eine verpflichtet die Bank zum Fragen stellen, die andere verpflichtet das Unternehmen zur Registrierung — und das erklärt, warum die Antworten aufeinander abgestimmt sein müssen, aber nicht aus der gleichen Quelle stammen.