KYB i utlandet: är kontrollen densamma överallt?
Nej, inte helt och hållet. KYB står för Know Your Business: den kontroll som banker och försäkringsgivare utför innan de gör affärer med ett företag. Grunden kommer från europeiska regler mot penningtvätt och finansiering av terrorism, men dessa regler är fastlagda i ett direktiv. Ett direktiv anger ett mål och en minimumnivå, och varje EU-land implementerar det på sitt eget sätt i nationell lagstiftning. Därför ser en KYB-frågelista i Tyskland eller Frankrike ut som den nederländska, men är på vissa punkter utformad på ett annat sätt.
De största skillnaderna ligger i tre saker: vilket register för de verkliga ägarna (UBO) som konsulteras, vilka dokument som gäller som giltigt bevis, och hur strikt en bank eller försäkringsgivare vill fastställa identiteten på styrelseledamöter och aktieägare. För en företagare som levererar till utländska kunder innebär detta framför allt att samma frågelista ibland fylls i med andra bilagor än vad du är van vid i Nederländerna.
Varför ett direktiv skiljer sig åt från land till land
Ett europeiskt direktiv är ingen förordning. En förordning gäller direkt och på samma sätt i alla medlemsstater; ett direktiv måste först implementeras i nationell lagstiftning, och medlemsstater får utrymme för egna val. Därför kan tröskelprocentsatsen över vilken någon räknas som UBO, hur ett UBO-register upprätthålls, och bevarandetiden för dokument skilja sig något från land till land. Det är ingen felaktighet i systemet; det är hur ett direktiv är avsett att fungera.
För ditt KYB-dossier innebär detta att ett dokument som räcker i Nederländerna ibland kräver ett tillägg i ett annat land, till exempel ett nyare utdrag eller en extra förklaring från styrelseledamoten. undersöka per ämne exakt vad som efterfrågas ger en översikt över vad länder vanligtvis frågar om, utan att du behöver gå igenom alla nationella lagtexter själv.
UBO-register är nationella, inte europeiska
Varje EU-land upprätthåller sitt eget UBO-register; det finns inget centralt europeiskt register där en utländsk bank kan titta. Ett nederländskt företag är således registrerat i det nederländska registret, och en tysk kund som kontrollerar dina uppgifter kan inte alltid konsultera det registret direkt eller måste följa en annan process för att verifiera uppgifterna. Det är en av anledningarna till varför utländska köpare ofta frågar efter ett eget utdrag eller en förklaring, även om du redan har fått denna information registrerad i Nederländerna.
Dessutom skiljer sig tillgängligheten för UBO-register från land till land: vissa länder ger bred insyn, andra begränsar denna till parter med ett påvisbart intresse. Det påverkar inte bara hur snabbt en kontroll fortskrider, utan också vad en utländsk kund själv kan slå upp och vad han måste fråga dig om.
Dokument, översättning och legalisering
En andra skillnad ligger i dokumentformatet. Ett nederländskt utdrag från handelsregistret accepteras utan problem i de flesta EU-länder, men för kunder utanför EU kan en översättning eller legalisering krävas innan ett dokument räknas som giltigt bevis. Legalisering innebär att en behörig myndighet bekräftar att ett dokument är äkta, ofta med en stämpel eller förklaring som är specifikt avsedd för mottagarlandet. Detta gäller inte för alla utländska kunder, men det är något du kan ta hänsyn till om du för första gången levererar till en part utanför EU.
Även giltighetsperioden för dokument skiljer sig åt. Ett utdrag som i Nederländerna gäller som aktuellt under ett år kan av en annan bank betraktas som förfallet efter en kortare period. hur vi hanterar dina uppgifter är här mindre relevant än frågan om hur länge ett bevisföretag förblir giltigt någon annanstans; den mottagande parten bestämmer det, inte er egen administration.
Vad detta betyder praktiskt
För de flesta SMF-företag som intermittent eller strukturerat levererar till utländska kunder kommer detta att innebära något extra: ett eller två kompletterande dokument, en översättning eller en något strängare kontroll av vem inom er organisation som har underteckningsbehörighet. Det är ingen anledning att anta att ni gör något fel; det är en följd av hur direktiv fungerar i Europeiska unionen.
Huruvida en specifik kund i ett specifikt land kräver mer av er än vad ni är vana vid bör ni bäst fråga den kunden själv eller tillsynsmyndigheten i det landet. För ett första intryck av vad som gäller för er typ av företag och er försäljningsmarknad kan ni i ett par frågor se vilka frågelistor som kan vara tillämpliga på er.
Supplia.eu förklarar ingenting och granskar ingen dokumentation; vi hjälper er att hålla de svar och bevis som ni redan har ordning på för de frågelistor som kommer er väg. Om ni vill veta hur det exakt fungerar, läs hur informationen på denna plattform kommer till stånd, eller se svar på de frågor vi oftast får.