KYB ulkomailla: onko valvonta kaikkialla sama?
Ei, ei täysin. KYB tarkoittaa Know Your Businessia: valvontaa, jonka pankit ja vakuutusyhtiöt suorittavat ennen kuin ne harjoittavat liiketoimintaa yrityksen kanssa. Perusta tulee EU:n säännöksistä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunnasta, mutta nämä säännöt on vahvistettu direktiivissä. Direktiivi antaa tavoitteen ja vähimmäistason, ja jokainen EU-maa toteuttaa sen omalla tavallaan kansalliseen lainsäädäntöön. Tämän vuoksi KYB-kyselylomake Saksassa tai Ranskassa muistuttaa hollantilaisuutta, mutta se on yksityiskohdissa järjestetty hieman eri tavalla.
Suurimmat erot ovat kolmessa asiassa: mitä rekisteriä lopullisten edunsaajien (UBO) osalta käytetään, mitkä asiakirjat kelpuutetaan päteviksi todisteiksi ja kuinka tiukasti pankki tai vakuutusyhtiö haluaa vahvistaa johtajien ja osakkeenomistajien henkilöllisyyden. Yritykselle, joka toimittaa ulkomaisille asiakkaille, tämä tarkoittaa pääosin sitä, että sama kyselylomake täytetään joskus erilaisilla liitteillä kuin mihin olet Hollannissa tottunut.
Miksi direktiivi eroaa maittain
EU:n direktiivi ei ole asetus. Asetus on voimassa suoraan ja samalla tavalla kaikissa jäsenmaissa; direktiivi on ensin muutettava kansalliseksi lainsäädännöksi, ja jäsenmailla on tässä tilaa omille valinnoille. Näin ollen kynnysprosentti, jonka yläpuolella joku katsotaan UBO:ksi, tapa, jolla UBO-rekisteriä pidetään, ja asiakirjojen säilytysaika voivat poiketa maittain. Se ei ole virhe järjestelmässä; se on sillä tavalla, jolla direktiivi on tarkoitettu.
KYB-tiedostoosi tämä tarkoittaa sitä, että asiakirja, joka riittää Hollannissa, voi vaatia joissakin muissa maissa lisäosia, esimerkiksi tuoreemman otteen tai johtajan ylimääräisen vakuutuksen. tutkia aiheittain, mitä tarkalleen pyydetään antaa yleiskatsauksen siitä, mitä maat yleensä pyytävät, ilman että sinun tarvitse käydä läpi kaikkia kansallisia lakitekstejä.
UBO-rekisterit ovat kansalliset, eivät eurooppalaiset
Jokainen EU-maa ylläpitää omaa UBO-rekisteriään; ei ole keskitettyä eurooppalaista rekisteriä, johon ulkomainen pankki voisi katsoa. Hollantilaisuutta yritys on siis hollantilaisessa rekisterissä, ja saksalainen asiakas, joka tarkastaa tietojasi, ei voi aina käyttää kyseistä rekisteriä suoraan tai hänen on noudatettava muuta prosessia tietojen vahvistamiseksi. Tämä on yksi syy siihen, miksi ulkomaiset ostajat usein pyytävät omaa otetta tai vakuutusta, vaikka olet jo tallentanut nuo tiedot Hollannissa.
Lisäksi UBO-rekisterien saavutettavuus vaihtelee maittain: jotkut maat antavat laajan pääsyn, toiset rajoittavat sitä osapuoliin, joilla on osoitettavissa oleva etu. Tämä ei vaikuta vain siihen, kuinka nopeasti tarkastus sujuu, vaan myös siihen, mitä ulkomainen asiakas voi itse selvittää ja mitä hänen on kysyttävä sinulta.
Asiakirjat, käännös ja laillistaminen
Toinen ero on asiakirjojen muodossa. Hollantilaisuutta kaupparekisteristä saatu ote hyväksytään useimmissa EU-maissa ilman ongelmia, mutta asiakkaiden kanssa EU:n ulkopuolella käännös tai laillistaminen voi olla tarpeen ennen kuin asiakirja kelpuutetaan päteviksi todisteiksi. Laillistaminen tarkoittaa sitä, että pätevä viranomainen vahvistaa asiakirjan aitoudesta, usein leimalla tai vakuutuksella, joka on erityisesti vastaanottavalle maalle tarkoitettu. Tämä ei koske jokaista ulkomaista asiakasta, mutta se on jotakin, mitä voit ottaa huomioon, kun toimitat ensimmäistä kertaa osapuolelle EU:n ulkopuolella.
Myös asiakirjojen voimassaoloaika vaihtelee. Ote, jota pidetään Hollannissa vuoden ajan ajantasaisena, voi jonkin toisen pankin mielestä olla vanhentunut lyhyemmän ajan jälkeen. kuinka käsittelemme tietojasi on vähemmän relevantti kuin kysymys siitä, kuinka kauan todistusaineisto on voimassa muualla; sen määrittää vastaanottava osapuoli, ei oma hallinnointinne.
Mitä tämä käytännössä tarkoittaa
Suurimmalle osalle pienistä ja keskisuurista yrityksistä, jotka toimittavat tuotteita tai palveluja satunnaisesti tai säännöllisesti ulkomaisille asiakkaille, tämä tarkoittaa jotakin lisää: yhtä tai kahta täydentävää asiakirjaa, käännöstä tai hieman tiukempaa valvontaa siitä, kuka yrityksessänne on allekirjoitusoikeutettu. Tämä ei ole syy olettaa, että tekisitte jotakin väärin; se johtuu siitä, kuinka direktiivit Euroopan unionissa toimivat.
Kannattaa tiedustella suoraan asiakkailta tai kyseisen maan valvontaviranomaiselta, mikäli tietty asiakas tietyssä maassa vaatii teiltä enemmän kuin tavallisesti. Saadaksenne alustavan käsityksen siitä, mitä yrityksenne tyypille ja vientialueillanne on relevanttia, voitte muutamassa kysymyksessä nähdä, mitkä kysymyslistat voivat olla sovellettavissa teidän kohdallanne.
Supplia.eu ei selitä mitään eikä arvioi mitään asiakirjoja; autamme teitä pitämään antamanne vastaukset ja todistusaineiston järjestelmällisesti kunnossa niille kysymyslistoille, jotka tulevat teidän eteen. Jos haluatte tietää, kuinka se tarkalleen ottaen toimii, lukekaa kuinka tämän alustan tieto muodostuutai katso vastaukset kysymyksiin, joita saamme eniten.