KYB all'estero: il controllo è uguale ovunque?
No, non del tutto. KYB sta per Know Your Business: il controllo che banche e assicuratori eseguono prima di fare affari con un'impresa. La base deriva dalle norme europee contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo, ma queste norme sono stabilite in una direttiva. Una direttiva fissa un obiettivo e un livello minimo, e ogni paese dell'UE lo traduce nel proprio ordinamento giuridico nazionale in modo diverso. Per questo motivo, un questionario KYB in Germania o Francia assomiglia a quello olandese, ma è organizzato diversamente in alcuni aspetti.
Le differenze più significative si trovano in tre aspetti: quale registro per i beneficial owner (UBO) viene consultato, quali documenti contano come prova valida, e quanto rigorosamente una banca o un assicuratore intende verificare l'identità dei dirigenti e degli azionisti. Per un'impresa che fornisce a clienti esteri, questo significa principalmente che lo stesso questionario a volte viene compilato con allegati diversi rispetto a quelli a cui siete abituati nei Paesi Bassi.
Perché una direttiva varia da paese a paese
Una direttiva europea non è un regolamento. Un regolamento si applica direttamente e allo stesso modo in tutti gli Stati membri; una direttiva deve prima essere recepita nella legislazione nazionale, e gli Stati membri hanno margine per le proprie scelte. Così la soglia percentuale al di sopra della quale qualcuno è considerato UBO, il modo in cui viene gestito un registro UBO, e il periodo di conservazione dei documenti possono variare leggermente da paese a paese. Non è un errore nel sistema; è il modo in cui una direttiva è pensata per funzionare.
Per il vostro dossier KYB, questo significa che un documento sufficiente nei Paesi Bassi a volte richiede un documento aggiuntivo in un altro paese, ad esempio un estratto più recente o una dichiarazione aggiuntiva del dirigente. approfondire per argomento ciò che viene esattamente richiesto fornisce una panoramica di ciò che i paesi generalmente chiedono, senza che dobbiate ripercorrere voi stessi tutti i testi normativi nazionali.
I registri UBO sono nazionali, non europei
Ogni paese dell'UE gestisce il proprio registro UBO; non esiste un registro europeo centrale a cui una banca estera possa consultare facilmente. Un'impresa olandese è quindi registrata nel registro olandese, e un cliente tedesco che verifica i vostri dati potrebbe non essere sempre in grado di consultare quel registro direttamente o deve seguire un altro processo per verificare i dati. Questo è uno dei motivi per cui gli acquirenti esteri spesso chiedono un proprio estratto o una dichiarazione, anche se avete già registrato queste informazioni nei Paesi Bassi.
Inoltre, l'accessibilità dei registri UBO varia da paese a paese: alcuni paesi forniscono un accesso ampio, altri lo limitano alle parti con un interesse comprovabile. Questo non riguarda solo la velocità del controllo, ma anche ciò che un cliente estero può ricercare autonomamente e ciò che deve chiedervi.
Documenti, traduzione e legalizzazione
Una seconda differenza riguarda il formato dei documenti. Un estratto olandese dal Registro delle imprese viene accettato senza problemi nella maggior parte dei paesi dell'UE, ma per i clienti al di fuori dell'UE potrebbe essere necessaria una traduzione o una legalizzazione prima che un documento conti come prova valida. La legalizzazione significa che un'autorità competente conferma che un documento è autentico, spesso con un timbro o una dichiarazione destinata specificamente al paese destinatario. Questo non riguarda tutti i clienti esteri, ma è qualcosa di cui potete tenere conto quando iniziate a fornire a una parte al di fuori dell'UE per la prima volta.
Anche la durata di validità dei documenti varia. Un estratto che nei Paesi Bassi è considerato attuale per un anno potrebbe essere ritenuto scaduto da un'altra banca dopo un periodo più breve. come trattiamo i vostri dati è meno rilevante della domanda sulla durata della validità di un documento altrove; è la parte ricevente a determinarla, non la vostra stessa amministrazione.
Cosa significa questo in pratica
Per la maggior parte delle PMI che forniscono occasionalmente o strutturalmente a clienti stranieri, questo si riduce a qualcosa di supplementare: uno o due documenti aggiuntivi, una traduzione, o un controllo leggermente più rigoroso su chi all'interno della vostra impresa ha potere di firma. Non è una ragione per presumere che stiate facendo qualcosa di sbagliato; è una conseguenza di come funzionano le direttive nell'Unione Europea.
Se un cliente specifico in un paese specifico vi chiede più di quanto siete abituati, è meglio informarvi direttamente presso quel cliente o presso l'autorità di vigilanza in quel paese. Per una prima impressione di cosa è in gioco per il vostro tipo di impresa e il vostro mercato di sbocco, potete in poche domande vedere quali questionari potrebbero essere applicabili a voi.
Supplia.eu non spiega nulla e non valuta alcun dossier; vi aiutiamo a tenere ordinati gli elementi di risposta e i documenti che già possedete, per i questionari che vi troverete di fronte. Se volete sapere come funziona esattamente, leggete come le informazioni su questa piattaforma vengono elaborate, oppure consultate le risposte alle domande che riceviamo più frequentemente.