moet een directielid de vragenlijst goedkeuren voordat die wordt ingediend

Tekenbevoegdheid is een ander vraagstuk dan indienen

Nee, wettelijk verplicht is dat niet. Wie bevoegd is om de onderneming te vertegenwoordigen — de directie, een procuratiehouder, of iemand anders met tekenbevoegdheid — staat in het Handelsregister. Maar geen van de vindplaatsen die bij duurzaamheids-, cyberveiligheids- of verzekeringsvragenlijsten horen (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2) schrijft voor wie een vragenlijst mag indienen bij een klant. Dat is geen wettelijke vraag maar een interne afspraak.

In de praktijk regelt het bedrijf dit zelf, via een interne autorisatie of ondertekeningsmandaat. Bij een vragenlijst over cyberveiligheid ligt de inhoudelijke verantwoordelijkheid vaak bij de CISO of IT-manager; bij een duurzaamheidslijst bij wie de VSME- of CSRD-rapportage opstelt. Wie uiteindelijk op "indienen" klikt, is een procesafspraak, geen rapportageplicht. Let op: dit systeem dient zelf niets in bij het portaal van de klant — het bevestigen per antwoord en het indienen doet de klant zelf, dus de interne goedkeuring die daarvóór nodig is, blijft een zaak van de onderneming zelf.

Wat wél vaststaat: wie bevoegd is volgens het Handelsregister

Wat met zekerheid vastligt, is onder welk registratienummer de onderneming staat ingeschreven en wie daarbij als bevoegd vertegenwoordiger is geregistreerd — dat volgt uit de Handelsregisterwet 2007. Die registratie is het enige harde, controleerbare feit in dit vraagstuk; wie feitelijk een vragenlijst mag afvinken of indienen, is daarin niet geregeld en dus een interne kwestie. Sommige klantportalen vragen overigens zelf om een naam en functie van de ondertekenaar in de vragenlijst; dat is dan een vraag van de afnemer, niet een eis uit de onderliggende regelgeving. Bij twijfel over wie binnen de eigen organisatie moet aftekenen, helpt het te kijken naar wie ook de statutaire naam en overige basisgegevens namens de onderneming pleegt te bevestigen — vaak is dat dezelfde functionaris.