skal en direktør godkende spørgeskemaet før det bliver indsendt

Underskriftsbefogelse er en anden problemstilling end indmeldinger

Nej, det er ikke lovpligtigt. Hvem der er bemyndiget til at repræsentere virksomheden — direktionen, en fuldmægtig eller andre med underskriftsbefogelse — fremgår af Handelsregisteret. Men ingen af de kilder, der hører til bæredygtighedshenvendelser, cybersikkerhedshenvendelser eller forsikringsspørgeskemaer (VSME, CSRD, ISO 27001, NIS2), foreskriver, hvem der må indsende et spørgeskema til en kunde. Det er ikke et juridisk spørgsmål, men en intern aftale.

I praksis regulerer virksomheden dette selv gennem en intern godkendelse eller underskriftsfuldmagt. For et cybersikkerhedsspørgeskema ligger det faglige ansvar ofte hos CISO'en eller IT-lederen; for et bæredygtighedsspørgeskema hos den, der udfærdiger VSME- eller CSRD-rapporteringen. Hvem der i sidste ende klikker på "indsend", er en procesaftale, ikke en rapporteringspligt. Bemærk: dette system indmelder ikke selv til kundens portal — kunden bekræfter selv pr. svar og indmelder selv, så den interne godkendelse, der er nødvendig før det, forbliver virksomhedens eget anliggende.

Hvad der helt sikkert står fast: hvem der er bemyndiget ifølge Handelsregisteret

Hvad der med sikkerhed fastslås er: under hvilket registreringsnummer virksomheden er registreret og hvem der som bemyndiget repræsentant er registreret der — det fremgår af Handelsregisterloven 2007. Den registrering er det eneste hårde, kontrollerbare faktum i denne sag; hvem der faktisk må afkrydse eller indsende et spørgeskema, er ikke reguleret heri og er således et internt anliggende. Nogle kundeportaler beder i øvrigt selv om navn og titel på underskriveren i spørgeskemaet; det er så et spørgsmål fra køber, ikke et krav fra den underliggende regulering. Ved tvivl om, hvem der i organisationen skal godkende, kan det hjælpe at se på, hvem der også det registrerede navn og øvrige grundlæggende oplysninger på vegne af virksomheden plejer at bekræfte — det er ofte samme embedsmand.