funktioniert es auch, wenn der Fragebogen ein PDF oder Excel ist

Excel und pdf sind der Standard, nicht die Ausnahme

Ja, dies funktioniert mit Excel und mit pdf – das sind genau die beiden Formate, die die meisten Kundenportale liefern. Eine Frageliste kommt selten als sauberes Webformular an; meist ist es ein Excel-Export aus einem Tool wie EcoVadis oder ein unterzeichnetes pdf-Formular einer Bank oder eines Versicherers. Das System liest den Text der Fragen, ordnet sie dem Kettenordner zu und erstellt einen Antwortvorschlag. Bei Excel erfolgt dies über die Zellenstruktur, bei pdf über Texterkennung – in beiden Fällen erfolgt die Erkennung pro Frage, nicht pro Dokument, daher kann ein unübersichtliches Format mit zusammengeführten Zellen oder Tabellenabbildern die Erkennung einzelner Fragen verfehlen.

Was sich in der Praxis zwischen den beiden Formaten unterscheidet, ist nicht, ob es funktioniert, sondern wie gut die Erkennung trifft. Eine pdf, die selbst ein Scan eines ausgefüllten Formulars ist, ist für die Texterkennung schwieriger als eine pdf mit echtem Text darin. Bei Excel ist das Risiko eher, dass eine Frage in einem separaten Tab steht oder dass eine Frage über beispielsweise dem Jahresumsatz des Unternehmens versteckt in einer Zelle mit mehreren Unterfragen sitzt. In all diesen Fällen sieht der Kunde bei der Bestätigung, welche Antwort welcher Frage vorgeschlagen wurde, und kann auf jede Antwort mit ja oder nein reagieren, bevor sie an das Portal seines Kunden zurückgeht.

Was die Erkennung erreicht und nicht erreicht

Fragen, die wörtlich mit einem Feld im Kettenordner übereinstimmen – wie der Betriebsstätte des Unternehmens oder die Anzahl der Mitarbeiter – werden in jedem Format am zuverlässigsten erkannt. Fragen, die als Freitext formuliert sind, mit Erläuterung oder mit einer Auswahl aus mehreren Unterpunkten in einer Zelle, erfordern häufiger eine manuelle Überprüfung. Das ist keine Einschränkung von Excel oder pdf an sich, sondern davon, wie der Ersteller der Frageliste diese Frage gestaltet hat.