fungerer det også hvis spørgeskemaet er en pdf eller excel

Excel og pdf er normen, ikke undtagelsen

Ja, dette fungerer med Excel og pdf — det er netop de to formater, som de fleste kundeportaler leverer. Et spørgeskema kommer sjældent som en pæn webformular; som regel er det en Excel-eksport fra et værktøj som EcoVadis eller en underskrevet pdf-formular fra en bank eller forsikringsselskab. Systemet læser teksten i spørgsmålene, knytter dem til varekæden-dossieret og foreslår et svar. Ved Excel foregår det via celstrukturen, ved pdf via tekstgenkendelse — i begge tilfælde forbliver genkendelsen per spørgsmål, ikke per dokument, så et rodet format med flettet celler eller billeder af tabeller kan gå glip af genkendelse af individuelle spørgsmål.

Hvad der i praksis er forskelligt mellem de to formater, er ikke om det fungerer, men hvor godt genkendelsen rammer. En pdf, der selv er en scanning af en udfyldt formular, er mere udfordrende for tekstgenkendelse end en pdf med ægte tekst i den. Ved Excel er risikoen snarere, at et spørgsmål står i en separat fane, eller at et spørgsmål om for eksempel virksomhedens årlige omsætning er gemt i en celle med flere underspørgsmål. I alle disse tilfælde ser kunden under bekræftelsen, hvilket svar der er foreslået til hvilket spørgsmål, og han kan bekræfte eller afvise hvert enkelt svar, før det sendes tilbage til hans kundes portal.

Hvad genkendelsen rammer og ikke rammer

Spørgsmål, der ordret stemmer overens med et felt i varekæden-dossieret — såsom virksomhedens forretningsadresse eller antallet af medarbejdere — genkendes mest pålidelig, i ethvert format. Spørgsmål, der er formuleret som fri tekst, med præcisering eller med valg blandt flere underpunkter i én celle, kræver oftere manuel kontrol. Det er ikke en begrænsning ved Excel eller pdf i sig selv, men ved, hvordan forfatteren af spørgeskemaet har udformet spørgsmålet.