Kan jag själv upprätta VSME-hållbarhetsrapporteringen?
Ja, VSME-standarden är utformad så att små och medelstora företag kan sammanställa rapporteringen själva, utan revisor eller extern granskning i förväg. VSME står för Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs: en frivillig, förenklad standard som gör det möjligt för ett företag att presentera hållbarhetsdata på ett konsekvent sätt, vanligtvis på begäran av en större kund eller en bank.
Huruvida du kan göra det själv beror på vad du redan dokumenterar. Om du har energiräkningar, personaluppgifter och några grundläggande policyhandlingar i ordning kan du göra en första version på en halv till hel dag. Om du fortfarande måste kartlägga scope 1, 2 och 3 och data kommer från flera system, tar det mer tid och risken för fel är större.
Vad VSME-standarden exakt kräver
Standarden är uppdelad i moduler: en grundmodul med nyckeltal och valfria moduler för den som vill eller måste dela mer. Grundmodulen efterfrågar bland annat energiförbrukning, växthusgasutsläpp, personalsammansättning och en beskrivning av hållbarhetspolicy. Scope 1 och scope 2 är vanligtvis obligatoriska att fylla i; scope 3, utsläppen från leverantörer och kunder, är inte obligatorisk i grundmodulen men efterfrågas allt oftare av köpare. Du kan läsa mer om vad denna distinktion innebär i kunskapsbanken.
Det är viktigt att VSME inte ger någon certifiering och kräver ingen extern godkännande. Du fyller i siffrorna, stödjer dem med de uppgifter du redan har och lämnar dokumentet till den som begär det. Det finns ingen instans som godkänner rapporteringen för dig.
Vad du själv måste samla in
Det mesta av tiden går inte till att fylla i formuläret, utan till att söka fram de underliggande siffrorna: energifakturor, en översikt över fordonsflottan, personalantal från löneadministrationen och eventuellt befintliga policydokument om hållbarhet eller arbetsmiljö. Den som gör detta för första gången märker ofta att uppgifterna finns någonstans, men inte i en sammanställning.
En andra flaskhals är tolkning: vilket utsläpp hör till scope 1 och vilket till scope 2, och räknas en leasad firmabil med? Standarden ger riktlinjer för detta, men tillämpningen på din egen situation kräver ibland förklaring. För de vanligaste frågorna om detta finns en separat överblick tillgänglig svar på vanliga frågor om hållbarhetsrapportering.
När det blir svårare att göra det själv
Med en lokal enhet, en överblickbar fordonsflotta och en produkttyp är det ofta möjligt att göra det själv. Det blir mer komplext med flera lokaler, en internationell leverantörskedja eller när olika kunder skickar var sitt format. Då går mycket tid åt till att fylla i i stort sett samma uppgifter om och om igen i en annan layout.
Den som möter scope 3 för första gången märker också att det kräver mer än att fylla i en siffra: det krävs förståelse för kedjan, och den förståelsen finns ofta inte vid en första rapportering. I dessa fall kan det vara klokt att rådfråga en rådgivare som är bekant med standarden, eller att hitta ett strukturerat sätt att dokumentera de underliggande uppgifterna en gång för att sedan kunna återanvända dem.
Göra det själv eller lägga ut det på entreprenad: övervägandet
I praktiken kommer valet ner på två frågor: hur ofta får du denna typ av listor, och hur väl är dina underliggande uppgifter redan i ordning. Om du får en begäran en gång per år och uppgifterna är lättöverskådliga, är det ofta helt möjligt att göra det själv. Om du får dussintals likartade checklista per år från olika kunder, lönar det sig att dokumentera svaren en gång i stället för att söka fram dem på nytt varje gång.
Supplia.eu är utformat för den andra situationen: systemet känner igen frågor från en uppladdad lista och fyller dem från en enda leveranskedjedossier med svar som du redan har dokumenterat, varefter du själv bekräftar och skickar in dem till din kund. Ingenting bedöms eller godkänns på dina vägnar; de innehållsmässiga valen och den slutliga inlämningen förblir ditt ansvar. Hur denna process fungerar exakt förklaras på sidan om arbetssättet hur systemet sammanställer dina svar.
Den som vill veta om detta är relevant för sin egen situation kan undersöka det utan åtagande. Den kostnadsfria igenkänningskontrollen ger i några få frågor en första indikation på vilka frågelistor som sannolikt gäller för ditt företag i några få frågor se vilka listor som gäller för dig, och kunskapsbanken samlar förklaringen per ämne, från omfattningsindelning till bevis kunskapsbanken med förklaringar per ämne.
För din egen, specifika situation gäller att den officiella texten i standarden och, vid behov, en rådgivare eller den behörig myndighet har sista ordet. Denna artikel beskriver standarden i allmän mening och är inte en ersättning för denna.