Register UBO obstaja v vsaki državi EU, ker temeljne določbe izvirajo iz iste evropske direktive za boj proti pranju denarja. Vendar pa izvajanje ni enako v vsaki državi. Kdo dobi dostop do registra, kakšni odstotki veljajo za definicijo »ultimate beneficial owner«, kateri izjeme obstajajo in kako morate kaj poslati: to vsaka država uredi na svoj način. Za podjetnika, ki deluje samo v Sloveniji, to nima velikega pomena. Čim imate poslovalnico v drugi državi EU ali tuji kupec zahteva UBO izpisek iz druge države, se srečate s temi razlikami.
UBO pomeni »ultimate beneficial owner«, torej fizična oseba, ki ima končni nadzor nad podjetjem ali ga je lastnica, tudi če to poteka preko več vmesnih podjetij. Vsaka država EU vodi register teh oseb za vsako podjetje, ki je vpisano na njenem območju. To je skupna podlaga. Kaj se s tem registrom zgodi pozneje, se razlikuje.
Kaj ostaja enako v vsaki državi
Zamisel za register je povsod enaka: nadzorni organi, banke in včasih tudi poslovni partnerji morajo lahko preveriti, kdo je resnično za podjetjem, tako da je teže skriti lastništvo. Obveznost registracije »ultimate beneficial owner« velja za pravne osebe v vseh državah članicah, definicija »ultimate beneficial owner« pa je v bistvu določena na evropski ravni. Tudi povezava z drugimi preverkami, kot je KYB-preverjanje, ki ga opravljajo banke in zavarovalnice, obstaja v vsaki državi, čeprav se natančni postopek lahko razlikuje. Več pojasnil o tem, kaj točno pomeni KYB, najdete v bazi znanja po temah.
Kaj se po državah razlikuje
Največja razlika je v dostopu do registra. Nekatere države omogočajo dostop široki javnosti, druge države omejitvijo dostop na institucije s pravičnim interesom, delno na podlagi odločb o zasebnosti na evropski ravni. To pomeni, da je izpisek, ki ga lahko v eni državi enostavno prenesete sami, v drugi državi dostopen samo z uradno zahtevo.
Tudi pragovi in izjeme se razlikujejo. Direktiva določa okvir, vendar lahko države v tem okviru same odločajo na primer o natančnih odstotkih ali o tem, katere pravne oblike so izjete. Poleg tega se razlikuje tudi pogostost, s katero morate sporočiti spremembe, in način, kako register obravnava novo registrirana podjetja.
Končno se razlikuje oblika dokazila. Ena država preda digitalni izpisek z edinstveno kodo, druga preda pdf s pečatom ali izjavo, ki se mora posebej zahtevati. Če tuji kupec v svojem portalu zahteva UBO-dokazilo, je to torej lahko drugačen dokument, kot ste jih vajeni v Sloveniji.
Zakaj je to za vas pomembno
Če pošiljate samo v Sloveniji in vaši kupci tudi, je to predvsem ozadinjske informacije. Čim imate hčersko podjetje v drugi državi EU ali vas kupec v drugi državi prosi za UBO-izjavo, je dobro vedeti, da ne morete samodejno poslati istega dokumenta, ki zadošča v Sloveniji. Register, v katerem morate biti, oblika dokazila in včasih tudi čakalna doba za zahtevo so drugačni, kot ste jih vajeni.
To je posebej pomembno za podjetja z dejavnostmi v več državah ali za dobavitelje, ki delujejo preko tuje matične družbe. Za večino malih in srednjih podjetij, ki pošiljajo iz Slovenije, je slovensko trgovsko registrsko še vedno kontaktna točka, tudi če je kupec v tujini. Če dvomite, ali vaša situacija spada pod drugo državo, sta Trgovinska in obrtna zbornica ali pravnik pravi kraj, da to preverite, ne pa dobavitelj programske opreme.
Ker ima vsaka država svoj register in svoje okno, ni osrednjega evropskega pregleda, v katerem bi lahko vse naenkrat poiskali. Za vsakega posameznega predmeta vam pokažemo, kje se lahko uradno viri najdejo in kaj še namerno ni določeno, zato veste, kje morate iskati namesto da bi to sami morali razčistiti. Več o tem, kako te informacije nastanejo, preberite na strani o našem delovnem načinu.
Če želite najprej preveriti, ali je ta predmet za vaše podjetje relevanten, lahko to preverite z nekaj vprašanj prek brezplačne preverjave, na kateri ste zdajTudi če se večinoma ukvarjate z vprašalniki domačih strank, ne škodi vedeti, kaj se spremeni, ko se stranka ali poslovni obrat preseli čez mejo. Če imate konkretno vprašanje o registru v drugi državi, najprej poglejte pri pogosto zastavljenih vprašanjih ali je ta predmet tam že razložen.
Ta razlaga je opisne narave in ne predstavlja pravnega nasveta o vaši lastni situaciji. Za presojo o tem, kaj se v vašem primeru uporablja, je pristojni nadzorni organ v zadevni državi ali pravnik pravo stičišče.