UBO-registret findes i hvert EU-land, fordi de underliggende regler kommer fra samme europæiske hvidvaskebekæmpelsesrichtlinje. Alligevel er gennemførelsen ikke den samme fra land til land. Hvem der får adgang til registret, hvilke procentsatser der gælder for definitionen af en ultimativ ejer, hvilke undtagelser der findes, og hvordan du skal indsende noget: hver land regulerer det på sin egen måde. For en virksomhedsejer, der kun er aktiv i Danmark, gør det stor forskel. Så snart du har et etablering i et andet EU-land, eller en udenlandsk kunde beder om et UBO-udtog fra et andet land, løber du ind i disse forskelle.
UBO står for ultimate beneficial owner, den fysiske person, der i sidste instans har kontrollen over eller er ejer af en virksomhed, også selvom det sker via flere mellemliggende virksomheder. Hvert EU-land fører et register over disse personer for hver virksomhed, der er registreret på dets område. Det er det fælles grundlag. Hvad der derefter sker med det register, varierer.
Hvad der forbliver det samme i hvert land
Tanken bag registret er overalt den samme: tilsynsmyndigheder, banker og nogle gange også forretningspartnere skal kunne kontrollere, hvem der rent faktisk står bag en virksomhed, så det bliver sværere at skjule ejerskab. Pligten til at registrere UBO'er gælder for juridiske personer i alle medlemsstater, og definitionen af en UBO er i sin grundform fastsat på europæisk niveau. Også koblingen til andre kontroller, såsom KYB-kontrol, som banker og forsikringsselskaber udfører, finder sted i hvert land, selvom den præcise fremgangsmåde kan variere. Mere information om hvad KYB præcist betyder, finder du i videnbanken pr. emne.
Hvad der varierer fra land til land
Den største forskel ligger i adgangen til registret. Nogle lande giver et bredt offentligt indsyn, andre lande har begrænset adgangen til institutioner med en begrundet interesse, bl.a. på baggrund af udtalelser om privatliv på europæisk niveau. Det betyder, at et udtog, som du let selv kan downloade i det ene land, i et andet land kun er tilgængeligt via en formel anmodning.
Også tærskelvædierne og undtagelserne varierer. Direktivet giver en ramme, men landene må foretage egne valg inden for denne ramme om for eksempel præcise procentsatser eller hvilke retlige former, der er fritaget. Desuden varierer hyppigheden, hvormed du skal indberette ændringer, og den måde, hvorpå et register håndterer nyligt oprettede virksomheder.
Endelig varierer formen på bevisstykket. Det ene land leverer et digitalt udtog med en unik kode, det andet land et pdf med et stempel eller en erklæring, der skal anmodes om separat. Hvis en udenlandsk kunde i sit portal anmoder om et UBO-bevis, kan det således være en anden type dokument end det, du er vant til i Danmark.
Hvorfor dette kan være vigtigt for dig
Hvis du kun leverer i Danmark og dine kunder også gør det, er dette især baggrundinformation. Så snart du har et datterselskab i et andet EU-land, eller en kunde i et andet land anmoder om en UBO-erklæring, er det godt at vide, at du ikke automatisk kan indsende det samme dokument, der er tilstrækkeligt i Danmark. Det register, hvor du skal være, formen på beviset og nogle gange også ventetiden for en anmodning er anderledes end det, du er vant til.
Dette gælder især virksomheder med aktiviteter i flere lande eller leverandører, der arbejder via et udenlandsk holdingselskab. For de fleste små og mellemstore virksomheder, der leverer fra Danmark, forbliver det danske Handelsregister udgangspunktet, også selvom kunden er i udlandet. Hvis du er usikker på, om din situation falder under et andet land, er Handelskammeret eller en jurist det rigtige sted at tjekke det, ikke en softwareleverandør.
Fordi hvert land administrerer sit eget register og sit eget kontaktpunkt, findes der ingen centralt europæisk oversigt, hvor du kan søge efter alt på én gang. Vi angiver dog for hvert emne, hvor de officielle kilder findes, og hvad der bevidst endnu ikke er fastslået deri, så du ved, hvor du skal søge i stedet for at skulle gennemsøge det selv. Du kan læse mere om, hvordan disse oplysninger bliver til, på siden om vores arbejdsmetode.
Hvis du først vil se, om dette emne er relevant for dit firma, kan du kontrollere det via et par spørgsmål via den gratis kontrol, hvor du nu er. Selv hvis du primært har at gøre med spørgeskemaer fra indenlandske kunder, kan det være gavnligt at vide, hvad der ændres, når en kunde eller et filial krydser grænserne. Hvis du har et konkret spørgsmål om et register i et andet land, skal du først se på hyppigt stillede spørgsmål for at kontrollere, om emnet allerede er forklaret der.
Denne forklaring er beskrivende og udgør ikke juridisk rådgivning om dit eget forhold. For en vurdering af, hvad der gælder i dit tilfælde, er den kompetente tilsynsmyndighed i det pågældende land eller en jurist det rette kontaktpunkt.