kto môže v našej spoločnosti zmeniť spis

Kto reguluje prístup k spisu

Kto môže aktualizovať reťazový spis, rozhoduje samotná spoločnosť: ide o voľbu v nastaveniach účtu, nie o právnu rolu. V praxi to funguje ako v každom zdieľanom podnikovom systéme: určíte jedného alebo viacerých správcov a títo správcovia rozhodujú o tom, kto ďalej môže upravovať alebo len sledovať. Neexistuje pevná funkcia, ktorá by to "musela" robiť — v jednej spoločnosti je to manažér kvality, v druhej controller alebo vlastník sám.

Tam, kde sa to stáva praktické, je pri zdrojových údajoch. Niektoré polia sú blízko právnej registrácie, ako napríklad štatutárny názov a registračné číslo: tie sa menia len vtedy, keď sa zmení registrácia v Obchodnom registri a je rozumné, aby osoba, ktorá ho aktualizuje — často tá istá osoba, ktorá spravuje aj registráciu KVK — tieto polia aktualizovala aj v spise. Ďalšie polia, ako sú odpovede o informačnej bezpečnosti alebo kontinuite, patria skôr k osobe, ktorá je za túto oblasť vecne zodpovedná. Spis sám neustanovuje žiadnu rolu; sleduje rozdelenie rolí, ktoré v spoločnosti už existuje.

Prečo ide o výnimku bez právnej povahy

Žiadny z relevantných zdrojov pre reťazový spis — Zákon o obchodnom registri 2007, štandard EFRAG VSME, Smernica (EÚ) 2022/2464 (CSRD), ISO/IEC 27001 alebo článok 21 odsek 2 Smernice (EÚ) 2022/2555 (NIS2) — neurčuje, ktorý úradník v rámci spoločnosti smie údaje zadávať alebo meniť. Tieto predpisy opisujú, ČO musí spoločnosť zaznamenávať alebo nahlasovať, nie KTO to administratívne smie robiť. Len ISO/IEC 27001, Príloha A, sa tejto témy dotkýva nepriamo: tie kontrolné opatrenia sa týkajú riadenia prístupu ako takého — teda princípu, že prístup k systémom musí byť obmedzený a pridelený — ale ani tam nie je uvedená konkrétna funkcia. Pridelenie práv v spise je teda interná dohoda, porovniteľná s tým, ako spoločnosť reguluje prístup k svojmu účtovnému softvéru alebo CRM.