qui dans notre entreprise est autorisé à modifier le dossier

Qui contrôle l'accès au dossier

Qui peut mettre à jour le dossier chaîne est déterminé par l'entreprise elle-même : c'est un choix dans les paramètres du compte, pas un rôle légal. En pratique, cela fonctionne comme dans tout système d'entreprise partagé : vous désignez un ou plusieurs administrateurs, et ces administrateurs décident qui d'autre peut modifier ou seulement consulter. Il n'y a pas de fonction fixe qui « doit » le faire — dans une entreprise, c'est le responsable qualité, dans une autre le contrôleur ou le propriétaire lui-même.

Là où c'est devenu pratique, c'est au niveau des données source. Certains champs sont proches de l'enregistrement légal, comme la dénomination statutaire et le numéro d'immatriculation : ceux-ci ne changent que si l'enregistrement au Registre du Commerce change, et il est judicieux que la personne qui le maintient — souvent la même personne qui gère aussi l'enregistrement KvK — mette également à jour ces champs dans le dossier. D'autres champs, comme les réponses sur la sécurité de l'information ou la continuité, relèvent plutôt de celui qui est responsable sur le plan substantiel de ce sujet. Le dossier lui-même n'impose donc pas de rôle ; il suit la répartition des rôles qui existe déjà dans l'entreprise.

Pourquoi ce n'est pas un rôle légal

Aucune des sources pertinentes pour le dossier chaîne — la Loi 2007 sur le registre du commerce, la norme EFRAG VSME, la Directive (UE) 2022/2464 (CSRD), l'ISO/IEC 27001 ou l'article 21, paragraphe 2 de la Directive (UE) 2022/2555 (NIS2) — ne prescrit quel agent au sein d'une entreprise peut saisir ou modifier des données. Ces réglementations décrivent ce qu'une entreprise doit enregistrer ou signaler, et non qui peut le faire administrativement. Seule l'ISO/IEC 27001, Annexe A, aborde le sujet indirectement : ces mesures de contrôle concernent la gestion des accès en tant que telle — c'est-à-dire le principe selon lequel l'accès aux systèmes doit être limité et attribué — mais aucune fonction concrète n'y est nommée. L'attribution des droits dans le dossier est donc un arrangement interne, comparable à la façon dont une entreprise réglemente l'accès à son logiciel comptable ou à son CRM.