¿quién puede modificar el dossier dentro de nuestra empresa?

Quién regula el acceso al dossier

Quién puede actualizar el dossier de la cadena lo decide la propia empresa: es una opción en la configuración de la cuenta, no un rol legal. En la práctica, funciona como en cualquier sistema empresarial compartido: designas uno o más administradores, y esos administradores determinan quién más puede editar o solo puede consultar. No hay una función fija que "deba" hacerlo — en una empresa es el responsable de calidad, en otra el controller o el propietario mismo.

Donde esto se vuelve práctico es en los datos de origen. Algunos campos están cerca del registro legal, como la razón social y el número de registro: estos solo cambian si el registro en el Registro Mercantil cambia, y es aconsejable que quienquiera que lo mantenga — a menudo la misma persona que también gestiona el registro de KVK — actualice también esos campos en el dossier. Otros campos, como las respuestas sobre seguridad de la información o continuidad, corresponden más bien a quién es responsable en la materia desde el punto de vista del contenido. Por lo tanto, el dossier en sí no impone ningún rol; sigue la distribución de funciones que ya existe en la empresa.

Por qué esto no es un papel legal

Ninguna de las fuentes relevantes para el expediente de cadena — la Ley de Registro Mercantil de 2007, la norma EFRAG VSME, Directiva (UE) 2022/2464 (CSRD), ISO/IEC 27001 o artículo 21 apartado 2 de la Directiva (UE) 2022/2555 (NIS2) — prescribe qué funcionario dentro de una empresa puede introducir o modificar datos. Estas normativas describen qué debe registrar o informar una empresa, no quién administrativamente puede hacerlo. Solo ISO/IEC 27001, Anexo A, aborda el tema indirectamente: esas medidas de control se refieren a la gestión de acceso como tal — es decir, al principio de que el acceso a los sistemas debe ser limitado y asignado — pero tampoco allí se menciona ninguna función concreta. La asignación de derechos en el expediente es, por lo tanto, un acuerdo interno, comparable a cómo una empresa regula el acceso a su paquete de contabilidad o CRM.