aký formát súboru musí mať môj zoznam otázok na nahratie

Formát súboru obvykle nie je úzkym hrdlom

Väčšina dotazníkov prichádza ako Excel (.xlsx), Word (.docx) alebo PDF a systém rozpozná všetky tieto tri bez ďalších úprav. Vývoz z portálu, ako sú EcoVadis, Avetta alebo vlastný nástroj na dotazníky banky, sa zvyčajne dodáva aj ako PDF alebo Excel a ten sa číta rovnako. V prípade naskenovaného PDF — teda fotografie papierového dotazníka namiesto digitálneho dokumentu — trvá rozpoznávanie otázok o niečo dlhšie, ale vo väčšine prípadov to funguje.

Čo naozaj záleží, je štruktúra samotných otázok, nie formát súboru. Zoznam s voľnými otvorenými otázkami napríklad o počet zamestnancov alebo krajinami, kde má podnik sídla systém spravidla dobre rozpozná. Matica so zlučovanými bunkami alebo dotazník zostavený z rozbaľovacích ponúk v špecifickom formáte portálu niekedy vyžaduje kontrolu dodatočne: odpoveď je potom správne v dossier, ale musíte skontrolovať, či sa dostane na správne miesto v nahranom súbore.

Čo sa v jednotlivých formátoch líši pri čítaní

Excel a Word používajú textovú štruktúru samotného dokumentu — nadpisy, bunky, číslovanie — na rozpoznanie otázky a poľa na odpoveď. U PDF to závisí od toho, či je to textový PDF (s prešľakovateľným textom) alebo naskenovaný dokument (iba obrázok): v prvom prípade je rozpoznávanie rovnako spoľahlivé ako v programe Word, v druhom prípade sa text najskôr prevedie pomocou rozpoznávania obrazu a vhodná je ďalšia kontrola, najmä pri číslach, ako sú ročný obrat alebo registračné číslo. Toto nie je právna požiadavka ani norma — neexistuje predpis, ktorý klient alebo dozorný orgán stanovuje pre formát súboru dotazníka — je to čisto vlastnosť toho, ako samotná platforma dokumenty číta.