quel format de fichier mon questionnaire doit-il avoir pour être téléchargé

Le format de fichier n'est généralement pas le goulot d'étranglement

La plupart des questionnaires sont reçus sous forme de fichiers Excel (.xlsx), Word (.docx) ou PDF, et le système reconnaît ces trois formats sans traitement supplémentaire. Une exportation depuis un portail tel qu'EcoVadis, Avetta ou un outil de questionnaire propre à une banque est généralement fournie sous forme de PDF ou Excel, et le système les lit de la même manière. Pour un PDF numérisé — c'est-à-dire une photo d'une liste papier au lieu d'un document numérique — la reconnaissance des questions prend un peu plus de temps, mais elle fonctionne dans la plupart des cas également.

Ce qui compte vraiment, c'est la structure des questions elles-mêmes, et non le format du fichier. Un questionnaire composé de questions ouvertes simples sur, par exemple, le nombre de salariés ou les pays dans lesquels l'entreprise a des établissements le système reconnaît généralement bien. Une matrice contenant des cellules fusionnées, ou un questionnaire construit à partir de menus déroulants dans une mise en page propre au portail, nécessite parfois une vérification ultérieure : la réponse se trouve alors correctement dans le dossier, mais vous devez vérifier si elle se retrouve au bon endroit dans le fichier téléchargé.

Ce qui diffère selon le format lors de la lecture

Pour Excel et Word, le système utilise la structure textuelle du document lui-même — titres, cellules, numérotation — pour reconnaître la question et le champ de réponse. Pour PDF, cela dépend de la question de savoir s'il s'agit d'un PDF texte (avec du texte consultable) ou d'un document numérisé (uniquement une image) : dans le premier cas, la reconnaissance est aussi fiable qu'avec Word, dans le second cas, le texte est d'abord converti par reconnaissance d'image et une vérification supplémentaire est recommandée, notamment pour les chiffres tels que le chiffre d'affaires annuel ou un numéro d'enregistrement. Il ne s'agit pas d'une exigence légale ou d'une norme — il n'existe pas de prescription qu'un client ou une autorité de surveillance impose concernant le format de fichier d'un questionnaire — c'est simplement une caractéristique de la façon dont la plateforme elle-même lit les documents.