Posso eu próprio tratar do registo de UBO?
Em muitos casos, pode gerir o registo de UBO por si através do Registo de Comércio da Câmara do Comércio. UBO significa Ultimate Beneficial Owner, o beneficiário final: a pessoa que é proprietária, direta ou indiretamente, de uma organização ou tem poder de decisão sobre ela. Numa estrutura simples, por exemplo uma empresa com um ou dois acionistas que também são administradores, o registo é geralmente uma questão de preencher dados e carregar documentos.
Em estruturas mais complexas, como sociedades gestoras, acionistas estrangeiros, trusts ou múltiplas camadas entre a empresa e o proprietário final, fica mais difícil determinar por si mesmo quem exatamente deve ser registado como UBO. Nestas situações, os empresários recorrem frequentemente a um notário ou jurista, embora nenhuma regra estipule que tal seja obrigatório.
O que exatamente envolve um registo de UBO
O registo de UBO é parte do Registo de Comércio e destina-se a tornar visível quem está por trás de uma organização. Isto é relevante no combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento de atividades criminosas. Parte dos dados é pública, outra parte é acessível apenas a autoridades competentes, como bancos, a Autoridade Tributária e autoridades de supervisão. Quais dados exatamente são públicos e quais permanecem protegidos varia ocasionalmente; pode encontrar a informação atual no sítio web da Câmara do Comércio.
Quando pode fazê-lo por si mesmo
Numa empresa individual ou numa sociedade por quotas com uma estrutura de propriedade simples, o auto-registo é viável. Precisa então do seu registo KvK, de um documento de identidade válido dos UBOs e, por vezes, de um extrato da estrutura de acionistas. O sítio web da KvK guia-o passo a passo através do processo. Se duvida que a sua estrutura é simples o suficiente para registar por si, não faz mal elaborar isto no papel antes de começar.
Quando um notário ou assessor pode ser útil
Logo que haja incerteza sobre quem exatamente se qualifica como beneficiário final, por exemplo em empresas familiares com múltiplas gerações, em estruturas internacionais ou em organizações sem acionistas claramente definidos, como fundações, determinar o UBO torna-se uma questão substantiva. Um notário que tenha acompanhado a constituição ou alteração de estatutos frequentemente já conhece a estrutura e pode ajudar a determiná-la corretamente. Para a interpretação jurídica da sua situação específica, um notário ou jurista é e permanece o interlocutor apropriado.
Por que é que o seu cliente solicita informações sobre UBO
Bancos e seguradoras pedem informações de UBO como parte do due diligence do cliente, frequentemente designado como KYB: Know Your Business. Cada vez mais clientes empresariais também o solicitam, como parte da sua própria due diligence da cadeia. Querem saber com quem estão a fazer negócios e se há sinais que mereçam atenção adicional. Este é um processo diferente da certificação ou avaliação: é feita verificação e registo, não aprovação no sentido de um certificado de conformidade.
Como informações de UBO são frequentemente solicitadas juntamente com outros documentos comprovativos, como extratos, declarações e documentos de política, é útil saber exatamente o que é solicitado e o que já está registado no KvK. Na base de conhecimentos por tema organizada encontra um resumo de quais conceitos pertencem a qual questionário e de onde provêm.
O que deve e não deve partilhar
Nem todos os clientes têm direito às mesmas informações detalhadas. Parte dos dados UBO é pública e, portanto, pode ser solicitada de qualquer forma; outra parte não é e é compartilhada apenas se houver uma razão concreta e justificada. Em caso de dúvida sobre o que você deve compartilhar com um cliente específico, é aconselhável verificar sua própria situação, eventualmente com um advogado, em vez de compartilhar automaticamente tudo o que é solicitado.
Manter uma visão geral sem ter de pesquisar tudo de novo
O inconveniente das perguntas sobre UBO e KYB não é o próprio registro, mas o fato de que praticamente cada cliente as faz à sua maneira, com documentos ou formulários ligeiramente diferentes. Com algumas perguntas você vê imediatamente onde você está, sem ter de criar uma conta primeiro. Se você quiser saber como supplia.eu funciona e de onde vêm as informações, leia isso em a página que explica como funciona.
Se após a leitura você ainda tiver uma pergunta concreta sobre sua própria estrutura ou sobre uma lista de perguntas específica, encontrará explicações adicionais em perguntas mais frequentes de empresários. Para a avaliação jurídica de sua própria situação, um notário, advogado ou a Câmara de Comércio continua sendo o ponto de contato correto; não explicamos, certificamos nem avaliamos nada, mas ajudamos você a encontrar os documentos e respostas corretos em um único lugar.
Quer primeiro ver quais questionários e conceitos são relevantes para sua empresa antes de gastar tempo nisso? Faça a verificação rápida gratuita ou navegue pelos tópicos no banco de conhecimento, então você saberá onde está dentro de meia hora.