Kann ich die UBO-Registrierung selbst regeln?
In vielen Fällen können Sie die UBO-Registrierung selbst über das Handelsregister der Industrie- und Handelskammer durchführen. UBO steht für Ultimate Beneficial Owner, den wirtschaftlich Berechtigten: die Person, die unmittelbar oder mittelbar Eigentümer einer Organisation ist oder über sie Verfügungsgewalt hat. Bei einer einfachen Struktur, beispielsweise ein Unternehmen mit ein oder zwei Anteilseignern, die auch Geschäftsführer sind, ist die Registrierung in der Regel eine Frage des Ausfüllens von Daten und des Hochladens von Dokumenten.
Bei komplexeren Strukturen, wie Holdinggesellschaften, ausländischen Anteilseignern, Trusts oder mehreren Ebenen zwischen dem Unternehmen und dem wirtschaftlich Berechtigten, wird es schwieriger, selbst festzustellen, wer genau als UBO angegeben werden muss. In solchen Situationen schalten Unternehmer häufig einen Notar oder Juristen ein, obwohl keine Vorschrift dies zur Pflicht macht.
Was eine UBO-Registrierung genau beinhaltet
Die UBO-Registrierung ist Teil des Handelsregisters und soll transparenter machen, wer hinter einer Organisation steht. Dies ist relevant bei der Bekämpfung von Geldwäsche und der Finanzierung krimineller Aktivitäten. Ein Teil der Daten ist öffentlich, ein anderer Teil ist nur für zuständige Behörden wie Banken, die Finanzbehörde und Aufseher zugänglich. Welche Daten genau öffentlich sind und welche geschützt bleiben, ändert sich manchmal; den aktuellen Stand finden Sie auf der Website der Industrie- und Handelskammer.
Wann können Sie es selbst tun
Bei einem Einzelunternehmen oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einer übersichtlichen Eigentumsstruktur ist die Selbstregistrierung gut machbar. Sie benötigen dann Ihre HRA-Eintragung, einen gültigen Personalausweis der wirtschaftlich Berechtigten und manchmal einen Auszug aus der Anteilseignerstruktur. Die Website der Industrie- und Handelskammer führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Struktur einfach genug ist, um sie selbst zu registrieren, schadet es nicht, dies zunächst schriftlich festzuhalten, bevor Sie beginnen.
Wann ein Notar oder Berater sinnvoll ist
Sobald Unklarheit darüber besteht, wer genau als wirtschaftlich Berechtigter gilt, beispielsweise bei Familienunternehmen mit mehreren Generationen, bei internationalen Strukturen oder bei Organisationen ohne klar definierte Anteilseigner wie Stiftungen, wird die Bestimmung des UBO zur inhaltlichen Frage. Ein Notar, der die Gründung oder Satzungsänderung begleitet hat, kennt die Struktur oft bereits und kann bei der korrekten Bestimmung derselben helfen. Für die juristische Auslegung Ihrer spezifischen Situation ist und bleibt ein Notar oder Jurist der richtige Ansprechpartner.
Warum Ihr Auftraggeber UBO-Daten anfragen
Banken und Versicherer fordern UBO-Informationen im Rahmen der Kundenprüfung an, oft als KYB bezeichnet: Know Your Business. Immer häufiger fragen auch geschäftliche Auftraggeber danach, als Teil ihrer eigenen Kettenprüfung. Sie möchten wissen, mit wem sie Geschäfte machen, und ob es Signale gibt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Dies ist ein anderer Prozess als Zertifizierung oder Bewertung: Es wird überprüft und dokumentiert, nicht genehmigt im Sinne eines Gütesiegels.
Da UBO-Daten häufig zusammen mit anderen Nachweisen wie Auszügen, Erklärungen und Richtliniendokumenten angefordert werden, ist es hilfreich zu wissen, was genau angefordert wird und was bereits bei der Industrie- und Handelskammer registriert ist. In der Wissensdatenbank nach Thema aufgeschlüsselt finden Sie einen Überblick darüber, welche Begriffe zu welcher Frageliste gehören und woher sie stammen.
Was Sie teilen müssen und was nicht
Nicht jeder Abnehmer hat Anspruch auf die gleiche Tiefe an Informationen. Ein Teil der UBO-Daten ist öffentlich und daher ohnehin abrufbar; ein anderer Teil ist das nicht und wird nur geteilt, wenn es dafür einen konkreten, gerechtfertigten Grund gibt. Im Zweifelsfall darüber, was Sie mit einem bestimmten Abnehmer teilen müssen, ist es ratsam, dies an Ihre eigene Situation zu prüfen, gegebenenfalls mit einem Juristen, anstatt standardmäßig alles zu teilen, was gefragt wird.
Den Überblick behalten, ohne alles erneut recherchieren zu müssen
Das Lästige an UBO- und KYB-Fragen ist nicht die Registrierung selbst, sondern die Tatsache, dass praktisch jeder Abnehmer auf seine eigene Weise danach fragt, mit jeweils etwas anderen Dokumenten oder Formularen. Mit ein paar Fragen sehen Sie sofort, wo Sie stehen, ohne dass Sie zunächst ein Konto erstellen müssen. Möchten Sie wissen, wie supplia.eu dabei vorgeht und woher die Informationen stammen, können Sie das auf der Seite lesen, die erklärt, wie es funktioniert.
Haben Sie nach der Lektüre noch eine konkrete Frage zu Ihrer eigenen Struktur oder zu einer spezifischen Frageliste, finden Sie zusätzliche Erläuterungen bei den häufig gestellten Fragen von Unternehmern. Für die rechtliche Bewertung Ihrer eigenen Situation bleiben ein Notar, Jurist oder die Industrie- und Handelskammer die richtige Anlaufstelle; wir erklären, bescheinigen und beurteilen nichts, helfen Ihnen aber, die richtigen Dokumente und Antworten an einer Stelle zu finden.
Möchten Sie zunächst sehen, welche Fragelisten und Begriffe für Ihr Unternehmen relevant sind, bevor Sie Zeit investieren? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank, dann wissen Sie innerhalb einer halben Stunde, wo Sie stehen.