Kan ik de VSME-duurzaamheidsrapportage zelf opstellen?
Ja, de VSME-standaard is juist ontworpen zodat kleinere en middelgrote bedrijven de rapportage zelf kunnen samenstellen, zonder accountant of externe controle vooraf. VSME staat voor Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs: een vrijwillig, vereenvoudigd format waarmee een bedrijf duurzaamheidsgegevens op een vaste manier presenteert, meestal omdat een grotere klant of een bank erom vraagt.
Of het zelf doen ook praktisch haalbaar is, hangt af van wat u al bijhoudt. Heeft u energierekeningen, personeelsgegevens en een paar basisbeleidsstukken op orde, dan is een eerste versie met een halve tot hele dag werk te maken. Moet u scope 1, 2 en 3 nog in kaart brengen en komen de gegevens uit meerdere systemen, dan kost het meer tijd en is de kans op fouten groter.
Wat de VSME-standaard precies vraagt
De standaard is opgebouwd uit modules: een basismodule met kerncijfers en optionele modules voor wie meer wil of moet delen. De basismodule vraagt onder meer naar energieverbruik, broeikasgasuitstoot, personeelssamenstelling en een beschrijving van het beleid rond duurzaamheid. Scope 1 en scope 2 zijn daarbij meestal verplicht in te vullen; scope 3, de uitstoot bij leveranciers en klanten, is in de basismodule niet verplicht maar wordt door afnemers steeds vaker gevraagd. Wat dit onderscheid precies inhoudt leest u in de kennisbank.
Belangrijk is dat VSME geen keurmerk oplevert en geen externe goedkeuring vereist. U vult de cijfers in, onderbouwt ze met de gegevens die u al heeft, en levert het document aan bij wie erom vraagt. Er is geen instantie die de rapportage voor u afstempelt.
Wat u zelf moet verzamelen
De meeste tijd gaat niet naar het invullen van het format, maar naar het bij elkaar zoeken van de onderliggende cijfers: energiefacturen, een overzicht van het wagenpark, personeelsaantallen uit de salarisadministratie, en eventueel bestaande beleidsdocumenten over duurzaamheid of arbeidsomstandigheden. Wie dit voor het eerst doet, merkt vaak dat de gegevens wel ergens liggen, maar niet in één overzicht staan.
Een tweede knelpunt is interpretatie: welke uitstoot hoort bij scope 1 en welke bij scope 2, en telt een geleasede bedrijfswagen mee? De standaard geeft hiervoor richtlijnen, maar de toepassing op de eigen situatie vraagt soms uitleg. Voor de meest gestelde vragen hierover is een apart overzicht beschikbaar antwoorden op veelgestelde vragen over duurzaamheidsrapportage.
Wanneer wordt zelf doen lastiger
Bij één vestiging, een overzichtelijk wagenpark en één type product is zelf opstellen meestal te overzien. Het wordt complexer bij meerdere vestigingen, een internationale toeleveringsketen, of wanneer verschillende klanten elk een net iets ander format sturen. Dan gaat veel tijd zitten in het steeds opnieuw invullen van grotendeels dezelfde gegevens in een andere lay-out.
Ook wie voor het eerst met scope 3 te maken krijgt, merkt dat dit meer vraagt dan het invullen van een getal: er is inzicht nodig in de keten, en dat inzicht is er bij een eerste rapportage vaak nog niet. In die gevallen kan het verstandig zijn een adviseur te raadplegen die bekend is met de standaard, of een gestructureerde manier te zoeken om de onderliggende gegevens eenmalig vast te leggen en daarna te hergebruiken.
Zelf doen of uitbesteden: de afweging
De keuze komt in de praktijk neer op twee vragen: hoe vaak krijgt u dit soort lijsten, en hoe goed zijn uw onderliggende cijfers al op orde. Krijgt u één keer per jaar een verzoek en zijn de gegevens overzichtelijk, dan is zelf doen vaak prima te doen. Krijgt u tientallen vergelijkbare vragenlijsten per jaar van verschillende klanten, dan loont het de moeite om de antwoorden één keer vast te leggen in plaats van telkens opnieuw te zoeken.
Supplia.eu is gebouwd voor die tweede situatie: het systeem herkent vragen uit een geüploade lijst en vult ze uit één ketendossier met antwoorden die u eerder al heeft vastgelegd, waarna u ze zelf bevestigt en indient bij uw klant. Er wordt niets namens u beoordeeld of goedgekeurd; de inhoudelijke keuzes en de uiteindelijke indiening blijven bij u. Hoe dat proces precies werkt, staat toegelicht op de pagina over de werkwijze hoe het systeem uw antwoorden samenstelt.
Wie wil weten of dit voor de eigen situatie relevant is, kan dat zonder verplichting nagaan. De gratis herkenningscheck geeft in een paar vragen een eerste indicatie welke vragenlijsten voor uw bedrijf waarschijnlijk van toepassing zijn in een paar vragen zien welke lijsten voor u gelden, en de kennisbank bundelt de uitleg per onderwerp, van scope-indeling tot bewijsstukken de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Voor de eigen, specifieke situatie blijft gelden dat de officiële tekst van de standaard en, waar nodig, een adviseur of de bevoegde instantie het laatste woord hebben. Dit artikel beschrijft de standaard in algemene zin en is geen vervanging daarvan.