Het UBO-register bestaat in elk EU-land, want de onderliggende regels komen uit dezelfde Europese richtlijn tegen witwassen. Toch is de uitvoering per land niet gelijk. Wie inzage krijgt in het register, welke percentages gelden voor de definitie van een uiteindelijk belanghebbende, welke uitzonderingen er bestaan en hoe u iets moet aanleveren: dat regelt elk land op zijn eigen manier. Voor een ondernemer die alleen in Nederland actief is, maakt dat weinig verschil. Zodra u een vestiging in een ander EU-land heeft, of een buitenlandse klant vraagt om een UBO-uittreksel uit een ander land, loopt u wel tegen die verschillen aan.
UBO staat voor ultimate beneficial owner, de natuurlijke persoon die uiteindelijk zeggenschap heeft over een onderneming of er eigenaar van is, ook als dat via meerdere tussenliggende bedrijven loopt. Elk EU-land houdt een register bij van deze personen per onderneming die op zijn grondgebied is ingeschreven. Dat is de gemeenschappelijke basis. Wat daarna gebeurt met dat register, verschilt.
Wat in elk land gelijk blijft
De gedachte achter het register is overal dezelfde: toezichthouders, banken en soms ook zakenpartners moeten kunnen nagaan wie er werkelijk achter een onderneming zit, zodat het lastiger wordt om eigendom te verhullen. De verplichting om UBO's te registreren geldt voor rechtspersonen in alle lidstaten, en de definitie van een UBO is in de basis Europees vastgelegd. Ook de koppeling met andere controles, zoals de KYB-check die banken en verzekeraars uitvoeren, komt in elk land voor, al kan de precieze werkwijze verschillen. Meer uitleg over wat KYB precies inhoudt, vindt u in de kennisbank per onderwerp.
Wat wel per land verschilt
Het grootste verschil zit in de toegang tot het register. Sommige landen geven een breed publiek inzage, andere landen hebben de toegang beperkt tot instanties met een gerechtvaardigd belang, mede naar aanleiding van uitspraken over privacy op Europees niveau. Dat betekent dat een uittreksel dat u in het ene land eenvoudig zelf kunt downloaden, in een ander land alleen via een formele aanvraag beschikbaar is.
Ook de drempelwaarden en uitzonderingen lopen uiteen. De richtlijn geeft een kader, maar landen mogen daarbinnen eigen keuzes maken over bijvoorbeeld de precieze percentages of over welke rechtsvormen zijn vrijgesteld. Daarnaast verschilt de frequentie waarmee u wijzigingen moet doorgeven, en de manier waarop een register omgaat met bedrijven die pas net zijn opgericht.
Tot slot verschilt de vorm van het bewijsstuk. Het ene land levert een digitaal uittreksel met een unieke code, het andere land een pdf met een stempel of een verklaring die apart moet worden opgevraagd. Als een buitenlandse klant in zijn portaal om een UBO-bewijs vraagt, kan dat dus een ander soort document zijn dan wat u in Nederland gewend bent.
Waarom dit voor u van belang kan zijn
Als u alleen in Nederland levert en uw klanten ook, is dit vooral achtergrondinformatie. Zodra u een dochteronderneming in een ander EU-land heeft, of een klant in een ander land om een UBO-verklaring vraagt, is het goed om te weten dat u niet automatisch hetzelfde document kunt insturen dat in Nederland volstaat. Het register waar u moet zijn, de vorm van het bewijs en soms ook de wachttijd voor een aanvraag zijn dan anders dan u gewend bent.
Dit speelt vooral bij ondernemingen met activiteiten in meerdere landen, of bij leveranciers die via een buitenlandse holding werken. Voor de meeste MKB-bedrijven die vanuit Nederland leveren, blijft het Nederlandse Handelsregister het aanknopingspunt, ook als de klant in het buitenland zit. Twijfelt u of uw situatie onder een ander land valt, dan is de Kamer van Koophandel of een jurist de aangewezen plek om dat na te gaan, niet een leverancier van software.
Omdat elk land zijn eigen register en eigen loket beheert, is er geen centraal Europees overzicht waarin u alles in één keer kunt opzoeken. Wij zetten per onderwerp wel uit waar de officiële bronnen te vinden zijn en wat daarin bewust nog niet vaststaat, zodat u weet waar u moet zoeken in plaats van dat u het zelf hoeft uit te pluizen. Meer over hoe die informatie tot stand komt, leest u op de pagina over onze werkwijze.
Wilt u eerst zien of dit onderwerp voor uw bedrijf relevant is, dan kunt u dat in een paar vragen nagaan via de gratis check waar u nu staat. Ook als u vooral met vragenlijsten van binnenlandse klanten te maken heeft, kan het geen kwaad om te weten wat er verandert zodra een klant of vestiging over de grens komt. Zit u met een concrete vraag over een register in een ander land, kijk dan eerst bij de meestgestelde vragen of dat onderwerp daar al staat uitgelegd.
Deze uitleg is beschrijvend van aard en geen juridisch advies over uw eigen situatie. Voor een oordeel over wat in uw geval geldt, is de bevoegde toezichthouder in het betreffende land of een jurist het aangewezen aanspreekpunt.