A KYB-ellenőrzésre vonatkozóan sehol nincs rögzített határidő. A KYB, amely a Know Your Business rövidítése, az az ellenőrzés, amellyel a bank vagy biztosító azt vizsgálja, ki áll az Ön vállalkozása mögött, és hogy az a vállalkozás valóban az-e, akinek mondja magát. Az eljárás időtartama nem jogszabályon vagy rendeletben alapul, hanem azon, hogy az Ön dosszsiéje milyen teljes az előterjesztés időpontjában, és az ellenőrzést végző intézmény belső eljárásaitól függ.
A gyakorlatban általában néhány naptól néhány hétig terjedő időszakot tapasztal. Az egyszerű struktúrájú és naprakész dokumentumokkal rendelkező intézmények gyakran gyorsabban végeznek, mint a több részvénytulajdonossal, külföldi anyavállalati struktúrával vagy közbenső holdingokkal rendelkező vállalkozások. Az eljárás meghosszabbodása szinte mindig ugyanaz a hely: egy lejárt kivonat, egy olyan UBO-nyilatkozat, amely nem egyezik az Általános Kereskedelmi Nyilvántartással, vagy egy olyan kérdés, amely az eljárás későbbi szakaszában merül fel.
Az eljárás időtartamát meghatározó lépések
A KYB-ellenőrzés általában egymás után több lépésből áll. Először az intézmény alapadatokat kér: KvK-kivonatot, alapszabályokat, a szignifikáns befolyásról szóló szervezeti diagramot. Ezt követően az UBO-teszt következik, amelynek során megállapítják, kik az utemdó haszonhúzók, az úgynevezett UBO-k (Ultimate Beneficial Owners), és hogy személyazonosságuk igazolva van-e. Ezt követően az intézmény ezeket az adatokat saját kockázati kritériumaihoz igazítja, és csak ezt követően születik meg a döntés. Minden lépés időt igényel, és az első lépésben történt hiányos bejelentkezés az összes következő lépésben is problémákat okoz.
Az egyes lépések időtartama bankonként és biztosítónként eltérő. Néhány intézmény egy portálban működik, amelyben nyomon követheti az állapotot, mások csak akkor adnak hírt, ha valami hiányzik. Ahhoz, hogy pontosan megértse, mit kérnek és miért, hasznos előre tudni, mely fogalmak fordulnak elő az ilyen kérésekben; az ismeretbázis témánként ezt magyarázza el, mielőtt hozzálátna.
Ahol a gyakorlatban meghosszabbodik
A leggyakoribb késedelem nem az ellenőrzésből ered, hanem az olyan dokumentumokból, amelyek már nem pontosak. Egy KvK-kivonat néhány hónapon belül már elavult, egy szervezeti diagram nem frissül egy részvénytulajdon-átruházás után, és egy UBO személyazonossági igazolványa pedig közben lejárt. Az intézmények akkor ismét megkérdeznek, és ez az utólagos kérdés gyakran több időt vesz igénybe, mint az eredeti kérelem, mert nem volt az Ön naptárában.
A késedelem második forrása az Általános Kereskedelmi Nyilvántartásban szereplő adatok és az intézmény által már ismert adatok közötti eltérés, például korábbi ellenőrzésekből. Határ túli struktúráknál ott is felmerül, hogy a külföldi nyilvántartások nem mindig ugyanazokat az adatokat vagy időszerűséget kínálják, mint a holland Általános Kereskedelmi Nyilvántartás, így az intézmény további igazolást kér.
Időszakos újraértékelés, nem egyszeri intézkedés
A KYB-ellenőrzés általában nem egyszeri esemény. A bankok és biztosítók az ellenőrzést időszakosan megismétlik, és a gyakoriság az Ön vállalkozásához hozzárendelt kockázati profiltól függ. Ez azt jelenti, hogy ugyanezek a kérdések idővel visszatérnek, gyakran a legújabb dokumentumok benyújtásának kérésével. Aki dokumentumait kérésenként gyűjti össze, akkor mindig újra kezdi; aki állandó dosszét tart, csak annyit kell ellenőriznie, hogy mi járt le.
Mit tehet Ön magát a késedelem korlátozása érdekében
Az egyik legfontosabb tényező, amelyet Ön maga befolyásolhat, az az, hogy dokumentumai a kérdezéskor már naprakészek-e. Ez nem jelenti azt, hogy mindent folyamatosan frissítenie kell, de azt igen, hogy tudja, mely dokumentum mikor jár le, és kik felelősek ennek meghatározásáért a vállalatában. Az érzékeny dokumentumok, például személyi azonosító igazolványok és tulajdonosi információk esetén azt is lényeges tudni, hogy az ilyen adatokat hogyan tárolják és osztják meg; a az adatok és dokumentumok biztonságáról szóló oldal című oldal ezt részletezi.
Azt, hogy egy KYB-kérdés a banktól vagy biztosítótól mennyire igényes az Ön vállalkozása számára, a konkrét helyzettől függ. Néhány kérdéssel egy becslést kaphat a öt kérdésből álló felismerési ellenőrzésrévén, és a ahol a ketendossier információi származnak című oldalon láthatja, hogyan épül fel egy ilyen dossier. A saját helyzettel kapcsolatban, valamint arról, hogy egy adott intézmény pontosan mit követel meg, javasolt közvetlenül kapcsolatba lépni a bankkal vagy biztosítóval, vagy egy olyan tanácsadóval, aki ismeri a pontos eljárást.
Szeretne először egy általános képet kapni a dokumentumok gyűjtésének megkezdése előtt? Végezze el az ingyenes gyorsértékelést vagy olvassa el az ágazatára vonatkozó témákat; ez pár percet vesz igénybe, és közvetlenül jelzi, hol tart.