Der er ingen fast frist fastsat for en KYB-kontrol. KYB, forkortelsen for Know Your Business, er den kontrol, som en bank eller forsikringsselskab udfører for at fastslå, hvem der står bag jeres virksomhed, og om virksomheden er, hvem den udgiver sig for at være. Gennemløbstiden afhænger ikke af en lov eller en forordning, men af hvor komplet jeres dossier er på det tidspunkt, I leverer det, og af det kontroludførende instituts interne procedurer.
I praksis ser I normalt en periode på få dage til nogle få uger. Institutter med en enkel struktur og aktuelle dokumenter er ofte hurtigere end virksomheder med flere aktionærer, en udenlandsk moderstruktur eller mellemliggende holdingselskaber. Der, hvor processen bliver langsommere, er næsten altid det samme: et udskrift, der netop er udløbet, en UBO-opgørelse, der ikke stemmer overens med Handelsregistret, eller et spørgsmål, der først kommer frem sent i processen.
Hvilke trin der bestemmer gennemløbstiden
En KYB-kontrol består normalt af en række trin efter hinanden. Først anmoder instituttet om grundlæggende data: CVR-udskrift, vedtægter, et organogram over kontrollen. Derefter følger UBO-testen, hvor det fastslås, hvem de ultimative reelle ejere er, de såkaldte UBO'er (Ultimate Beneficial Owners), og om deres identitet er fastslået. Herefter kontrollerer instituttet disse data i forhold til egne risikokriteria, og først efter denne kontrol følger en afgørelse. Hvert trin tager tid, og en ufuldstændig levering i trin et påvirker alle efterfølgende trin.
Hvor meget tid hvert trin tager, varierer fra bank til bank og fra forsikringsselskab til forsikringsselskab. Nogle institutter arbejder med en portal, hvor I kan følge status, andre siger kun noget, hvis der mangler noget. For at få et klart billede af, hvad der præcis bliver spurgt om, og hvorfor, er det værd på forhånd at kende de begreber, der optræder i sådan en ansøgning; i videnbanken pr. emne er det forklaret, før I går i gang.
Hvor det i praksis bliver langsomt
Den mest almindelige forsinkelse opstår ikke fra selve kontrollen, men fra dokumenter, der ikke længere stemmer. Et CVR-udskrift er allerede forældet efter et par måneder, et organogram bliver ikke opdateret efter en aktieoverdragelse, og et ID-dokument for en UBO er siden udløbet. Institutterne anmoder derefter igen, og denne opfølgende anmodning tager ofte mere tid end den første anmodning, fordi den ikke var i jeres kalender.
En anden kilde til forsinkelse er et misforhold mellem det, der står i Handelsregistret, og det, instituttet selv allerede ved, for eksempel fra tidligere kontroller. Ved grænseoverskridende strukturer kommer det desuden til, at udenlandske registre ikke altid giver de samme data eller har den samme aktualitet som det danske Handelsregister, hvorfor instituttet anmoder om yderligere bevis.
Periodisk revurdering, ikke en engangshændelse
En KYB-kontrol er normalt ikke en engangshændelse. Banker og forsikringsselskaber gentager testen periodisk, og hyppigheden afhænger af den risikoprofil, de tillægger jeres virksomhed. Det betyder, at de samme spørgsmål efter nogen tid kommer tilbage, ofte med anmodning om mere aktuelle dokumenter. Den, der indsamler sine dokumenter løst pr. anmodning, starter igen hver gang; den, der vedligeholder et fast dossier, skal kun kontrollere, hvad der er udløbet.
Hvad I selv kan gøre for at begrænse forsinkelsen
Den vigtigste faktor, som du selv kan påvirke, er om dine dokumenter er opdaterede på tidspunktet for spørgsmålene. Det betyder ikke, at du skal opdatere alt løbende, men derimod at du ved, hvilket dokument der udløber hvornår, og hvem i din virksomhed der er ansvarlig derfor. For følsomme dokumenter såsom identitetsbevis og oplysninger om aktionærer er det også relevant at vide, hvordan sådanne data opbevares og deles; på siden om hvordan data og dokumenter sikres er det forklaret.
Hvorvidt et KYB-spørgsmål fra din bank eller forsikringsselskab kræver meget eller lidt forberedelse for din virksomhed, varierer afhængigt af situationen. Med et par spørgsmål får du en indikation via genkendelsestjekket med fem spørgsmål, og på siden, der forklarer hvor informationen i et ketendossier kommer fra kan du se, hvordan sådan et dossier er struktureret. For din egen situation og for spørgsmål om, hvad en specifik institution præcis kræver, anbefales det at kontakte banken eller forsikringsselskabet selv, eller en rådgiver, der kender den nøjagtige procedure.
Vil du først få et generelt overblik, før du begynder at indsamle dokumenter? Tag den gratis hurtigscan, eller læs de emner, der er relevante for din branche; det tager et par minutter og giver straks en indikation af, hvor du står.