Nėra nustatyto KYB patikrinimo termino. KYB, šio termino santrumpa reiškianti Know Your Business (Pažink savo verslą), yra patikrinimas, kurio metu bankas ar draudimo bendrovė nustato, kas stovi už jūsų verslo ir ar tas verslas yra tas, kurio jis teigia esąs. Vykdymo trukmė nepriklauso nuo įstatymo ar reglamento, bet nuo to, kaip pilna yra jūsų byla tuo metu, kai ją pateikiate, ir nuo vidaus procedūrų, kurias taikyti patikrinimą atliekanti įstaiga.
Praktikoje paprastai matote kelių dienų iki kelių savaičių laikotarpį. Įstaigos su paprasta struktūra ir šiais metu aktualiais dokumentais dažnai baigia greičiau nei verslo įmonės su keliais akcininkais, užsienio matinine struktūra arba tarpinėmis holldingais. Vieta, kur procesas lėtėja, beveik visada yra tokia pati: registracijos išrašas, kurio galiojimas pasibaigė, UBO deklaracija, kuri neatitinka Prekybos registro, arba klausimas, kuris paviršuje atsiranda tik vėlai procese.
Kurie etapai nusako vykdymo trukmę
KYB patikrinimas paprastai susideda iš eilės žingsnių. Iš pradžių įstaiga prašo pagrindinių duomenų: KvK išrašo, įstatų, valdymo struktūros diagramos. Tada seka UBO testas, kuriuo nustatoma, kas yra galutiniai naudos gavėjai, vadinamieji UBO (Ultimate Beneficial Owners), ir ar jų tapatybė nustatyta. Toliau įstaiga tuos duomenis patikrina pagal savo rizikos kriterijus, ir tik po to testo pateikiamas sprendimas. Kiekvienas žingsnis reikalauja laiko, o nepilna pirmojo žingsnio pateiktis yra įtakos visiems tolimesniems žingsniams.
Kiek laiko kiekvienas žingsnis reikalauja, skiriasi pagal banką ir draudimo bendrovę. Kai kurios įstaigos naudoja portalą, kuriame galite sekti statusą, kitos informuoja tik tada, kai kažko trūksta. Norint gauti gerą vaizdą apie tai, kas tiksliai prašoma ir kodėl, pravartu iš anksto žinoti, kokie terminai atsiranda tokiame prašyme; tame žinių banke pagal temą tai paaiškinama, prieš pradėdami darbą.
Kur praktikoje procesas sustoja
Dažniausias vėlavimas susidaro ne dėl paties patikrinimo, bet dėl dokumentų, kurie nebeaktualūs. KvK išrašas po kelių mėnesių jau pasenęs, valdymo schema neatnaujinta po akcijų perlaidumo, o UBO asmens ID žymuo tuo tarpu pasibaigęs. Tada įstaigos prašo iš naujo, ir šitas papildymas dažnai reikalauja daugiau laiko nei pirmasis prašymas, nes jis nebuvo jūsų dienaraštyje.
Antra vėlavimo priežastis yra neatitikimas tarp to, kas yra Prekybos registre, ir to, ką pati įstaiga jau žino, pavyzdžiui, iš ankstesnių patikrinimų. Grenslinijų struktūrų atveju dar kyla klausimas dėl to, kad užsienio registrai ne visada pateikia tuos pačius duomenis arba tą pačią naujumą kaip Nyderlandų Prekybos registras, todėl įstaiga prašo papildomų įrodymų.
Periodinis persvarstimas, ne vienkartinis veiksmas
KYB patikrinimas paprastai nėra vienkartinis įvykis. Bankai ir draudimo bendrovės iš naujo atlieka testą periodiškai, o dažnumas priklauso nuo rizikos profilio, kurį jos suteikia jūsų verslui. Tai reiškia, kad tie patys klausimai po kurio laiko grįžta, dažnai su prašymu pateikti naujesnę dokumentuose. Kas savo dokumentus rinkti pagal prašymą, kaskart pradeda nuo nulio; kas turi pastovią bylą atnaujintą, tik turi patikrinti, kas pasibaigė.
Ką galite daryti patys, kad ribotumėte vėlavimą
Svarbiausias veiksnys, kurį jūs patys galite kontroliuoti, yra tai, ar jūsų dokumentai yra aktualūs klausimo metu. Tai nereiškia, kad turite nuolat viską atnaujinti, bet reiškia, kad žinote, kuris dokumentas kada baigia galioti ir kas jūsų įmonėje už tai atsakingas. Dėl jautrių dokumentų, tokių kaip tapatybės dokumentai ir akcininkų informacija, taip pat svarbu žinoti, kaip tokie duomenys saugomi ir bendrinami; puslapyje apie kaip duomenys ir dokumentai yra saugomi tai paaiškinta.
Tai, ar KYB klausimas iš jūsų banko ar draudiklio jūsų įmonei reikalauja daug ar mažai pasiruošimo, skiriasi priklausomai nuo situacijos. Su keliomis klausimais gausite rodiklį per penkių klausimų atpažinimo patikrą, o puslapyje, kuriame paaiškinta iš kur kilusi informacija grandinės byloje matote, kaip tokia byla yra sudaryta. Dėl jūsų konkrečios situacijos ir klausimų apie tai, ko tiksliai reikalauja konkreti įstaiga, vis tiek rekomenduojama susisiekti su pačiu banku ar draudiku, arba su patarėju, kuris žino tikslią procedūrą.
Norite gauti bendrą vaizdą prieš pradėdami rinkti dokumentus? Atlikite nemokamą greitąją skanavimą arba perskaitykite temas, kurios yra svarbios jūsų sektoriui; tai užtruks kelis minutes ir iš karto parodys, kur jūs stovite.