KYB-kontrolli jaoks ei ole määratud mingit kindlat tähtaega. KYB, lühend sõnast Know Your Business, on kontroll, mille käigus kontrollib pank või kindlustusfirma, kes teie ettevõtte taga seisab ja kas see ettevõte on see, kes väidab olevat. Käimasoleva aja pikkus ei sõltu seadusest või määrusest, vaid sellest, kui täielik teie dokumendikogu esitamise hetkel on ja asutuse sisestele protseduurile, kes kontrolli läbi viib.
Praktikas näete tavaliselt mõne päeva kuni mõne nädala jooksul. Lihtsa struktuuriga ja aegsate dokumentidega asutused lõpetatakse sageli kiiremini kui ettevõtted, millel on mitmed aktsionärid, välisemane emastruktuur või vaheholdingud. Seal, kus protsess aeglustub, on see peaaegu alati sama: äsja aegunud kiri, UBO-kuulutus, mis Kaubandusregistriga kokku ei klapi, või küsimus, mis ilmneb alles protsessi hilises staadiumis.
Millised sammud määravad käimasoleva aja pikkuse
KYB-kontroll koosneb tavaliselt mitmest järjestikusest sammust. Esiteks taotleb asutus põhiandmeid: KvK-väljatrükk, põhikirjad, võimustruktuuri organisatsiooniskeem. Seejärel järgneb UBO-test, mille käigus määratakse kindlaks, kes on lõplikud kasusaajad, nn UBO-d (Ultimate Beneficial Owners), ja kas nende isik on kindlaks tehtud. Seejärel kontrollib asutus neid andmeid oma riskikriteeriumide alusel, ja alles pärast seda testi järgneb otsus. Iga samm võtab aega, ja mittetäielik esitamine esimeses sammus mõjutab kõiki järgmisi samme.
Iga sammu ajakulg erineb pangade ja kindlustusfirmade lõikes. Mõned asutused kasutavad portaali, kus saate olekut jälgida, teised teatavad midagi alles siis, kui midagi puudub. Et saada hea ülevaate sellest, mida täpselt taotletakse ja miks, on kasulik eelnevalt teada, millised kontseptsioonid sellises taotluses esinevad; aadressil teemakaupa teadabaas väidab, et see on selgitatud enne, kui te asjaasja saate.
Kus see praktikas seiskub
Kõige tavalisem viivitus ei tulene kontrollst endast, vaid dokumentidest, mis pole enam õiged. KvK-väljavõte on paar kuud möödudes juba aegunud, organigramm ei uuendata pärast aktsiate ülekannet, ja UBO isikutõendi kehtivus on lakanud. Asutused küsivad siis uuesti, ja see järelküsimus võtab sageli rohkem aega kui esialgne päring, sest see ei olnud teie päevakorras.
Teine viivituse allikas on lahknevus selle vahel, mis Kauplemisregistris on märgitud, ja millised andmed asutusele juba teada on, näiteks varasematest kontrollides. Piiride ületavate struktuuride puhul tuleb lisaks see, et välisregistrid ei paku alati samu andmeid ega sama ajastatust kui Hollandi Kauplemisregister, mistõttu asutus küsib täiendavaid tõendeid.
Perioodiline ümberhindamine, mitte ühekordne tegevus
KYB-kontroll on tavaliselt ühekordne sündmus. Pangad ja kindlustusandmekandjad kordavad testi perioodiliselt, ja sagedus oleneb teie ettevõttele omistatud riskiprofiilast. See tähendab, et samad küsimused tulevad aja möödudes tagasi, sageli palvega rohkem ajastatuid dokumente. Kes oma dokumente päringute kaupa kokku kogub, algab siis iga kord otsast peale; kes säilitab püsivat akti, peab kontrollima ainult, mis on aegunud.
Mida te saate ise teha viivituse piiramiseks
Kõige olulisem tegur, mida saate ise kontrollida, on see, kas teie dokumendid on küsimuse hetkel juba ajakohasod. See ei tähenda, et peate kõike pidevalt värskendama, kuid peate teadma, milliseid dokumente millal aeguvad ja kes teie ettevõttes sellele vastutab. Tundlike dokumentide, nagu isikutõendid ja aktsionäride teave, puhul on asjakohane teada ka, kuidas selliseid andmeid säilitatakse ja jagatakse; lehel kuidas andmeid ja dokumente kaitstakse on see selgitatud.
Kas teie pank või kindlustusfirma esitatud KYB-küsimused nõuavad teie ettevõtte jaoks palju või vähe ettevalmistust, sõltub olukorrast. Mõne küsimuse abil saate indikaatsiooni viie küsimuse läbi tunnistavuse kontrollikaudu, ja lehel, mis selgitab kust tulevad ketendossieeris olevad andmed näete, kuidas selline dokumento koostakse. Oma situatsiooni jaoks ja küsimuste kohta selle kohta, mida konkreetne asutus täpselt nõuab, on soovitatav võtta ühendust otse panga või kindlustusfirmaga või nõustajaga, kes täpset protseduuri tunneb.
Kas soovite enne dokumentide kogumisele asumist saada üldise ülevaate? Tehke tasuta kiiranalüüs või lugege oma sektori jaoks olulisi teemasid; see võtab paar minutit ja annab kohe indikaatsiooni, kus te seisate.