welk bestandsformaat moet mijn vragenlijst hebben om te uploaden

Bestandsformaat is meestal niet de bottleneck

De meeste vragenlijsten komen binnen als Excel (.xlsx), Word (.docx) of PDF, en het systeem herkent al deze drie zonder extra bewerking. Ook een export uit een portaal als EcoVadis, Avetta of een bank-eigen vragenlijst-tool wordt meestal als PDF of Excel aangeleverd, en dat leest hetzelfde in. Bij een gescande PDF — dus een foto van een papieren lijst in plaats van een digitaal document — duurt het herkennen van de vragen iets langer, maar het werkt in de meeste gevallen ook.

Waar het wél op aankomt, is de structuur van de vragen zelf, niet het formaat van het bestand. Een lijst met losse open vragen over bijvoorbeeld het aantal medewerkers of de landen waar de onderneming vestigingen heeft herkent het systeem doorgaans goed. Een matrix met samengevoegde cellen, of een vragenlijst die is opgebouwd uit dropdown-menu's in een portaal-eigen indeling, vraagt soms een controle achteraf: dan staat het antwoord goed in het dossier, maar moet je nakijken of het op de juiste plek in het geüploade bestand terechtkomt.

Wat er per formaat verschilt bij het uitlezen

Bij Excel en Word gebruikt het systeem de tekststructuur van het document zelf — koppen, cellen, nummering — om vraag en antwoordveld te herkennen. Bij PDF is dat afhankelijk van of het een tekst-PDF is (met doorzoekbare tekst) of een gescand document (alleen een afbeelding): in het eerste geval is de herkenning net zo betrouwbaar als bij Word, in het tweede geval wordt tekst eerst met beeldherkenning omgezet en is een extra controle op zijn plaats, vooral bij cijfers zoals de jaaromzet of een registratienummer. Dit is geen wettelijke eis of norm — er is geen voorschrift dat een klant of toezichthouder stelt aan het bestandsformaat van een vragenlijst — het is puur een kenmerk van hoe het platform zelf documenten inleest.