onze klant heeft de vragenlijst aangepast, moeten we opnieuw beginnen

Nee, alleen de nieuwe of gewijzigde vragen zijn relevant

Als een klant halverwege het jaar een nieuwe versie van zijn vragenlijst stuurt, begin je niet opnieuw. De antwoorden die je al had — bijvoorbeeld over het registratienummer of het aantal medewerkers — komen uit je ketendossier en veranderen niet vanzelf omdat het format verandert. Het systeem herkent per vraag of die al eerder is beantwoord, ook als de formulering iets afwijkt. Alleen vragen die echt nieuw zijn, of die een ander soort bewijs vragen dan voorheen, moeten opnieuw bekeken worden.

Wijzigingen komen meestal uit drie richtingen. De klant kan overstappen van een eigen vragenset naar een gestandaardiseerde, zoals de basismodule van de VSME — de vrijwillige EFRAG-standaard voor niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven. Of hij verwerkt een nieuwe wettelijke verplichting die op hemzelf rust, zoals de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, en legt die dan door in zijn eigen vragenlijst aan leveranciers. Of hij vraagt simpelweg meer detail, bijvoorbeeld niet meer "heeft u een informatiebeveiligingsbeleid" maar een verwijzing naar specifieke beheersmaatregelen uit bijlage A van ISO/IEC 27001. In alle drie de gevallen geldt: het dossier blijft de bron, de vragenlijst is alleen het format waarin die bron wordt weergegeven.

Waarom het dossier los staat van het format

Dit volgt uit hoe de antwoordkant is opgezet: één ketendossier met feiten, waaruit per vragenlijst een selectie wordt ingevuld. Een gewijzigd format van de klant — of dat nu volgt uit de CSRD-richtlijn (2022/2464) die zijn eigen rapportageverplichtingen aanscherpt, of uit een interne aanpassing van zijn portaal — verandert niets aan de onderliggende feiten, zoals de sector of de landen waar de onderneming vestigingen heeft. Wat wijzigt is alleen welke vragen uit dat dossier worden opgehaald en in welke vorm.