het klantportaal accepteert het geëxporteerde bestand niet

Een afgewezen bestand is meestal een formatprobleem, geen inhoudelijk probleem

Als het klantportaal het geëxporteerde bestand niet accepteert, ligt dat meestal aan de vorm, niet aan de inhoud. Elk portaal heeft zijn eigen sjabloon: een vaste kolomvolgorde, een vast celformaat, soms een vast aantal tabbladen. Een export die inhoudelijk klopt, wordt toch geweigerd als een datumveld tekst bevat in plaats van een datum, als een kolom is verschoven, of als het bestandstype niet overeenkomt met wat het portaal verwacht — bijvoorbeeld .xlsx waar .csv wordt gevraagd. Ons systeem vult de antwoorden vanuit het ketendossier in de structuur die de klant heeft aangeleverd; het portaal van de afnemer controleert vervolgens zelf of die structuur klopt. Die controle is aan hun kant, niet aan de onze — wij loggen niet in op portalen van derden en zien dus niet wat de foutmelding precies bedoelt.

Praktisch gezien loont het om eerst te kijken welk veld de foutmelding noemt. Gaat het om een ontbrekend gegeven, dan is dat vaak een basisveld dat nog niet in het ketendossier staat, zoals het vestigingsadres van de onderneming of het registratienummer waaronder de onderneming staat ingeschreven. Gaat het om een formaatfout — verkeerd celtype, verkeerde scheidingstekens, een tabblad dat ontbreekt — dan helpt het om het exportbestand te vergelijken met het lege sjabloon dat het portaal zelf aanbiedt, en te kijken waar de structuur afwijkt.

Waarom dit buiten de reikwijdte van het antwoorddossier valt

De indeling en technische validatie van een klantportaal wordt bepaald door de afnemer die het portaal beheert, niet door een standaard als de EFRAG VSME of de Handelsregisterwet 2007. Die bronnen bepalen welke gegevens relevant zijn, niet in welk bestandsformaat een portaal ze wil ontvangen. Voor de exacte eisen aan bestandstype, celopmaak of tabbladstructuur is de documentatie van het portaal zelf de enige juiste bron.