Môj klient teraz používa iný formulár ako minulý rok, čo potom

Nový formát, rovnaké základné údaje

Iný formát vášho zákazníka nemení nič na samotných údajoch — zmení len spôsob, ako sú otázky usporiadané a formulované. Právny názov spoločnosti, číslo v KvK, tržby, počet zamestnancov: tieto fakty sú fixné vo vašom reťazovom spise, nezávisle od toho, ktorý portál alebo ktorú zoznam otázok váš zákazník tento rok používa. To, čo minulý rok stálo v časti "obecné údaje", môže byť tento rok rozdelené na jednotlivé polia pre štatutárny názov a registračné číslo — ale obsah odpovede ostáva rovnaký.

Kde to naozaj škrípne: nový formát niekedy požaduje otázku sformulovanú inak, alebo si vyžaduje doklad, ktorý predchádzajúci zoznam nepožadoval. Predstavte si zákazníka, ktorý minulý rok iba pýtal "máte ISO 9001?", a tento rok chce vidieť číslo certifikátu a dátum platnosti. Náš systém pozná novú otázku na základe jej obsahu, nie na základe presného textu z minulého roku, a navrhuje vhodný odkaz zo spisu. Ak chýba požadovaný doklad — napríklad preto, že predchádzajúca otázka nepožadovala číslo certifikátu — systém toto pole ponechá prázdne, namiesto toho aby hádal.

Rozpoznanie funguje na základe obsahu, nie na základe šablóny

Toto nevyplýva z právnych predpisov, ale z toho, ako je systém navrhnutý: páruje otázky na základe obsahu (napríklad: ide o hlásenie podľa CSRD v zmysle Smernice (EU) 2022/2464, o desiatich opatreniach podľa článku 21 NIS2 alebo o opatrenie v zmysle Prílohy A normy ISO 27001), nie na základe presného znenia alebo poradia špecifického portálu. Nový formát toho istého zákazníka alebo úplne iný portál s porovnateľnou otázkou je takto rozpoznaný ako rovnaká podkladová otázka. Ak ostane nový požadovaný doklad, ktorý ešte nie je v spise — napríklad niečo o krajinami, kde má podnik sídla — vyplníte to raz a je připravené pre ďalší zoznam, od tohto alebo iného zákazníka.