Ați primit de la un client un chestionar privind durabilitatea, securitatea cibernetică sau structura companiei dumneavoastră, și acesta se află de o vreme pe lista de așteptare. Întrebarea care urmează adesea: ce se întâmplă de fapt dacă nu-l completați? Răspunsul este că nu urmează nicio amendă sau sancțiune de la o autoritate de supraveghere asupra dumneavoastră personal, deoarece chestionarul în sine nu este o obligație legală care să vă revină. Posibilele consecințe se situează în relația cu clientul dumneavoastră: acesta poate întârzia comanda, nu reînnoiește contractul sau vă elimină din lista de furnizori.
Dacă se întâmplă într-adevăr, depinde de motivul pentru care clientul dumneavoastră trimite lista și de ceea ce a fost convenit în această privință. Marile entități achiziționare au ele însele obligații față de propriile autorități de supraveghere, bănci sau asigurări, și ele transmit acea obligație către furnizorii lor. Dacă răspunsul dumneavoastră lipsește, propriul proces al acestora se blochează, și asta afectează rapid relația comercială. În practică, consecința este deci de obicei o consecință comercială, nu o consecință juridică care vă este impusă în mod direct.
De ce clientii pun aceste întrebări
O departament de achiziții rareori trimite pur și simplu un chestionar. De obicei, stă în spatele acestuia o obligație proprie, de exemplu din legislația privind durabilitatea, din reguli privind securitatea cibernetică în lanț, sau din controalele pe care banca și asigurările trebuie ele înseși să le efectueze asupra clienților lor. Clientul dumneavoastră trebuie să poată demonstra că cunoaște și a identificat propriii furnizori, și pentru asta are nevoie de răspunsurile dumneavoastră. Dacă nu răspundeți, clientul dumneavoastră nu poate finaliza propriul dosar. Aceasta este esența motivului pentru care acest gen de liste continuă să revină, chiar dacă se simte ca o formalitate.
Ce se întâmplă în practică
De obicei, începe cu un memento: o reamintire, urmată de a doua și uneori o a treia. Dacă nu vine niciun răspuns, aceasta se escaladează în cadrul organizației clientului dumneavoastră către departamentul de achiziții sau către departamentul responsabil cu legislația respectivă. Din acel moment, colaborarea poate fi supusă presiunii: o nouă comandă este amânată, un contract cadru nu este reînnoit, sau nu mai sunteți tratat temporar ca furnizor preferat. La o bancă sau asigurare, aceasta funcționează puțin diferit: ca parte a unui control în curs de desfășurare asupra întreprinderii dumneavoastră, un dosar incomplet poate întârzia evaluarea unei cereri de credit sau a unei poliță, pur și simplu pentru că procesul nu poate continua fără datele lipsă.
Este important să faceți aici o distincție între două lucruri care adesea se confundă. Primul este chestionarul în sine, care este un instrument comercial al clientului dumneavoastră. Al doilea sunt obligațiile legale subiacente, cum ar fi regulile privind protecția datelor, dreptul muncii sau siguranța produselor, care oricum deja vă reveniți pe întreprinderea dumneavoastră, indiferent dacă se trimite o chestionar în legătură cu acestea. Necompletarea unei liste nu schimbă nimic în aceste obligații subiacente, și invers: o listă completată nu este dovada că respectați totul. Pentru explicarea termenilor frecvent utilizați care apar în astfel de liste, cum ar fi scope 1, 2 și 3 sau cele zece măsuri ale NIS2, puteți consulta banca de cunoștințe cu explicații pe subiecte.
Ce puteți influența
Cel mai mare risc se află de obicei nu în conținutul întrebărilor, ci în timpul necesar pentru a le răspunde din nou și din nou. Aceeași întrebare despre politica dumneavoastră de securitate sau despre deținători finali revine la aproape fiecare client, într-un alt format. Cine asta rezolvă de fiecare dată din nou, ajunge mai repede să depășească o termen decât cine are răspunsurile deja pregătite într-o singură privire. Puteți arăta în prealabil dacă un chestionar este relevant pentru întreprinderea dumneavoastră și cu ce aproximativ este legat, cu ajutorul verificare prin câteva întrebări.
Dacă doriți să știți cum se construiește un astfel de prezentare în practică și de unde provin informațiile, aceasta este descrisă pe pagina cum funcționează. Dacă aveți îndoieli cu privire la o situație specifică, de exemplu cu privire la ceea ce trebuie sau nu să comunicați unui client, este recomandabil să discutați acest lucru cu un avocat sau cu clientul respectiv însuși; nu evaluăm și nu explicităm nimic în locul vostru. Cazurile frecvente de îndoială sunt prezentate în mod clar în întrebări frecvente.
Dacă doriți mai întâi să vedeți dacă aceasta vă afectează întreprinderea și cât timp vă ia în mod obișnuit, verificarea rapidă gratuită este un punct de plecare logic. Astfel vedeți în doar câteva minute unde vă aflați, fără a trebui să completați imediat o listă.