Du har modtaget et spørgeskema fra en kunde om bæredygtighed, cybersikkerhed eller om din virksomheds struktur, og det ligger allerede på bunken. Spørgsmålet, som ofte følger efter det: hvad sker der faktisk, hvis du ikke udfylder det? Svaret er, at du som person ikke risikerer en bøde eller sanktion fra en tilsynsmyndighed, fordi spørgeskemaet i sig selv ikke er en juridisk forpligtelse, der påhviler dig. Mulige konsekvenser ligger i forholdet til din kunde: vedkommende kan suspendere ordren, ikke forlænge kontrakten eller fjerne dig fra leverandørlisten.
Hvorvidt det faktisk sker, afhænger af, hvorfor din kunde sender listen og hvad der er aftalt herom. Store aftagere har selv forpligtelser over for deres egne tilsynsmyndigheder, banker eller forsikringsselskaber, og de videregiver denne forpligtelse til deres leverandører. Hvis dit svar udebliver, bliver deres egen proces stoppet, og det påvirker hurtigt forretningsforholdet. I praksis er konsekvensen således normalt en kommerciel konsekvens, ikke en juridisk konsekvens, der pålægges dig direkte.
Hvorfor kunder stiller disse spørgsmål
En indkøbsafdeling sender sjældent bare et spørgeskema uden grund. Der ligger ofte en egen forpligtelse bag det, for eksempel fra bæredygtighedslovgivning, fra regler vedrørende cybersikkerhed i leverandørkæden eller fra kontroller, som banker og forsikringsselskaber selv skal udføre på deres kunder. Din kunde skal kunne påvise, at han kender sine egne leverandører og har kortlagt dem, og han har brug for dine svar til det. Hvis du ikke svarer, kan din kunde ikke færdiggøre sit eget dossier. Det er kernen i, hvorfor denne type lister bliver ved med at komme, selv når det føles som en formalitet.
Hvad der sker i praksis
Normalt begynder det med en påmindelse: en opfordring til at svare, efterfulgt af en anden og nogle gange en tredje. Hvis der ikke kommer svar, eskaleres det inden for din kundes organisation til indkøbsafdelingen eller til den afdeling, der er ansvarlig for den relevante lovgivning. Fra det tidspunkt kan samarbejdet komme under pres: en ny ordre bliver udskudt, en rammeaftale bliver ikke fornyet, eller du bliver midlertidigt ikke behandlet som foretrukken leverandør. I en bank eller et forsikringsselskab fungerer det lidt anderledes: som del af en løbende kontrol af din virksomhed kan et ufuldstændigt dossier forsinke vurderingen af en kreditansøgning eller police, simpelthen fordi processen ikke kan fortsætte uden de manglende oplysninger.
Det er vigtigt her at skelne mellem to ting, der ofte blandes sammen. Det første er spørgeskemaet selv, som er et kommercielt instrument fra din kunde. Det andet er de underliggende juridiske forpligtelser, såsom regler om databeskyttelse, arbejdsret eller produktsikkerhed, som sowieso allerede påhviler din virksomhed, uanset om der bliver sendt et spørgeskema herom. Det at ikke udfylde en liste ændrer ikke på disse underliggende forpligtelser, og omvendt: en udfyldt liste er ikke bevis for, at du lever op til alt. For forklaring af almindeligt anvendte begreber, der vender tilbage i sådanne lister, såsom scope 1, 2 og 3 eller de ti foranstaltninger fra NIS2, kan du finde hjælp i videnbasisen med forklaringer pr. emne.
Hvad du kan påvirke
Den største risiko ligger normalt ikke i indholdet af spørgsmålene, men i det tid, det tager at besvare dem igen og igen. Samme spørgsmål om dit sikkerhedspolitik eller om dine endelige ejerinteresser dukker op hos næsten hver kunde, i et andet format. Hvis du hver gang skal finde ud af det igen, risikerer du oftere at gå over tid end hvis du allerede har svarene klar i ét overblik. Hvorvidt et spørgeskema er relevant for din virksomhed, og hvad det cirka indebærer, kan du vise på forhånd med genkendelsescheck af et par spørgsmål.
Hvis du gerne vil vide, hvordan sådan et oversigt bygges op i praksis, og hvor oplysningerne kommer fra, er det beskrevet på siden hvordan det fungerer. Hvis du er i tvivl om en specifik situation, for eksempel om hvad du skal og ikke skal dele med en kunde, anbefales det, at du afklarer dette med en jurist eller med den pågældende kunde selv; vi foretager ingen vurdering og giver ingen erklæring på dine vegne. Hyppigt forekommende tvivlstilfælde er samlet på oversigtsform under ofte stillede spørgsmål.
Hvis du først vil se, om dette gælder din virksomhed, og hvor lang tid det normalt tager dig, er den gratis quick-scan et logisk udgangspunkt. På denne måde ser du inden for et par minutter, hvor du står, uden at du behøver at udfylde en liste med det samme.