Primili ste od klijenta upitnik o održivosti, kibernetskoj sigurnosti ili o strukturi vaše tvrtke, a već neko vrijeme leži na hrpi. Pitanje koje često slijedi: što se zapravo dešava ako ga ne ispunite? Odgovor je da vam ne prijeti novčana kazna ili sankcija nadzornog tijela, jer sam upitnik nije zakonska obaveza koja vas obvezuje. Moguće posljedice nalaze se u odnosu sa vašim klijentom: može suspendirati narudžbu, ne obnoviti ugovor ili vas izbrisati sa popisa dobavljača.
Dešava li se to zaista, ovisi o tome zašto vam klijent šalje popis i što je o tome dogovoreno. Veliki kupci imaju sami obaveze prema svojim nadzornim tijelima, bankama ili osiguravateliima, i tu obavezu proslijeđuju svojima dobavljačima. Ako vašeg odgovora nema, njihov vlastiti proces zapne, što brzo utječe na poslovno odnos. U praksi je ishod obično komercijalna posljedica, a ne pravna posljedica koja vam se neposredno namjera.
Zašto klijenti ponovno pitaju
Nabavni odjel rijetko samo tako pošalje upitnik. Često leži iza toga vlastita obaveza, primjerice iz zakona o održivosti, iz pravila o kibernetskoj sigurnosti za lanac opskrbe, ili iz provjera koje banke i osiguravatelji sami moraju provesti na svojim klijentima. Vaš klijent mora biti u mogućnosti dokazati da poznaje svoje dobavljače i da ih je kartirao, a za to mu trebaju vaši odgovori. Ako ne odgovorite, vaš klijent ne može dovršiti vlastitu dokumentaciju. To je suština zašto ovakvi popisi nastavljaju dolaziti, čak i ako se čini kao formalnost.
Što se u praksi dešava
Obično počinje opomenom: podsjetnikom, slijedi drugi pa ponekad i treći. Ako odgovor i dalje izostane, to eskalira u organizaciji vašeg klijenta prema nabavnom odjelu ili odjelu odgovornom za dotičnu regulativu. Od tog trenutka suradnja može doći pod pritiskom: nova narudžba se odgađa, okvirni ugovor se ne obnavlja, ili prestajete biti preferirani dobavljač. Kod banke ili osiguravatelja to funkcionira malo drugačije: kao dio tekuće provjere vaše tvrtke, nepotpuna dokumentacija može odgoditi procjenu zahtjeva za kreditom ili policu, jednostavno jer se proces ne može nastaviti bez nedostajućih podataka.
Važno je ovdje razlikovati dvije stvari koje se često međusobno miješaju. Prvo je sam upitnik, koji je komercijalni instrument vašeg klijenta. Drugo su temeljne zakonske obaveze, kao što su pravila o zaštiti podataka, radu ili sigurnosti proizvoda, koje ionako već padaju na vašu tvrtku, bez obzira šalje li se upitnik o njima. Neiispunjavanje popisa ne mijenja te temeljne obaveze, i obrnuto: ispunjeni popis nije dokaz da svugdje udovoljavate. Objašnjenja često korištenih pojmova koji se pojavljuju u takvim popisima, kao što su scope 1, 2 i 3 ili deset mjera NIS2, nalaze se u bazi znanja s objašnjenjem po temi.
Što možete utjecati
Najveći rizik obično ne leži u sadržaju pitanja, već u vremenu koje treba za ponovno odgovaranje na ista pitanja. Isto pitanje o vašoj politici sigurnosti ili o vašim krajnjim korisnicama redovito se javlja kod gotovo svakog klijenta, u drugom formatu. Tko to svaki put iznova razjašnjava, brže će se suočiti s rokom od onoga tko već ima odgovore pripremljene u jednom pregledu. Možete unaprijed pokazati je li upitnik relevantan za vašu tvrtku i što će otprilike zahtijevati sa provjera prepoznavanja nekoliko pitanja.
Ako želite saznati kako se takav pregled u praksi gradi i gdje dolaze informacije, to je opisano na stranici kako funkcionira. Ako ste nesigurni u vezi s određenom situacijom, primjerice što trebate ili ne trebate dijeliti s klijentom, preporučljivo je koordinirati to s pravnikom ili sa samim klijentom; mi ne ocjenjujemo i ne objašnjavamo ništa u vaše ime. Česti slučajevi nesigurnosti jasno su grupirani u često postavljana pitanja.
Ako prvo želite vidjeti je li ovo relevantno za vašu poduzeću i koliko vremena vam to obično košta, besplatna quick-scan je logičan početak. Tako ćete vidjeti gdje stojite u nekoliko minuta, bez da trebate odmah popuniti popis.