um colega ou consultor pode fazer isso em meu lugar

Um colega ou consultor pode fazer o preenchimento

Sim, é possível, e na prática isso acontece frequentemente. O próprio questionário não estabelece requisitos sobre quem digita as respostas ou opera o portal do cliente. O que importa é que o conteúdo das respostas esteja correto e que alguém dentro da empresa — normalmente a pessoa responsável — as verifique antes de serem enviadas. Quem faz essa verificação é uma escolha interna, não uma exigência jurídica.

Onde a linha divisória existe: um colega ou consultor que preenche respostas o faz em nome da empresa. Factos como o número de registo, o volume de negócios ou o número de colaboradores devem vir do dossier da cadeia, não da memória de quem está a digitar. Em caso de dúvida ou falta de clareza sobre uma resposta — por exemplo, porque o consultor não consegue encontrar um documento comprovatório — a decisão de confirmar algo como "sim" cabe à própria empresa, não à plataforma e não automaticamente a quem faz o trabalho de preenchimento.

Por que isto não é uma questão de competência

Nenhuma das fontes relevantes aqui — o módulo EFRAG VSME, as dez medidas do artigo 21.º, n.º 2 da Diretiva NIS2, ou o Anexo A da ISO/IEC 27001 — estabelece um requisito sobre a pessoa que preenche um questionário. Essas regulamentações versam sobre o conteúdo: que dados uma empresa regista, que medidas toma, que controlos implementa. Quem processa isto administrativamente num portal de um cliente é uma escolha organizacional. O mesmo se aplica aos dados que são estabelecidos sob a Handelsregisterwet 2007, como a designação estatutária ou o endereço da sede: esses factos estão registados publicamente, mas quem os transcreve num questionário não está reservado a ninguém.