Vous avez reçu d'un client un questionnaire sur la durabilité, la cybersécurité ou sur la structure de votre entreprise, et il traîne depuis un moment. La question qui suit souvent : que se passe-t-il en réalité si vous ne le remplissez pas ? La réponse est qu'aucune amende ou sanction d'une autorité de surveillance ne vous est imposée personnellement, car le questionnaire lui-même ne constitue pas une obligation légale qui vous incombe. Les conséquences possibles résident dans la relation avec votre client : celui-ci peut suspendre la commande, ne pas renouveler le contrat ou vous retirer de sa liste de fournisseurs.
Que cela se produise réellement dépend de la raison pour laquelle votre client envoie la liste et de ce qui a été convenu à ce sujet. Les grands acheteurs ont eux-mêmes des obligations envers leurs propres autorités de surveillance, banques ou assureurs, et ils répercutent cette obligation sur leurs fournisseurs. Si votre réponse fait défaut, leur propre processus s'enlise, et cela affecte rapidement la relation commerciale. En pratique, la conséquence est donc généralement une conséquence commerciale, non une conséquence juridique qui vous est directement imposée.
Pourquoi les clients demandent-ils cela
Un service des achats envoie rarement un questionnaire sans raison. Il y a souvent une obligation propre derrière, par exemple issue d'une législation sur la durabilité, de règles autour de la cybersécurité dans la chaîne d'approvisionnement, ou des contrôles que les banques et assureurs doivent eux-mêmes effectuer sur leurs clients. Votre client doit être en mesure de démontrer qu'il connaît ses propres fournisseurs et qu'il les a identifiés, et pour cela il a besoin de vos réponses. Si vous ne réagissez pas, votre client ne peut pas finaliser son propre dossier. C'est l'essence même de la raison pour laquelle ce type de listes continue de revenir, même si cela semble être une formalité.
Ce qui se passe en pratique
Généralement, cela commence par un rappel : une relance, suivie d'une deuxième et parfois d'une troisième. Si aucune réaction ne suit, cela s'intensifie au sein de l'organisation de votre client vers le service des achats ou vers le département responsable de la réglementation en question. À partir de ce moment, la collaboration peut être mise sous pression : une nouvelle commande est reportée, un contrat-cadre n'est pas renouvelé, ou vous n'êtes plus traité temporairement comme fournisseur privilégié. Chez une banque ou un assureur, cela fonctionne un peu différemment : dans le cadre d'un contrôle en cours sur votre entreprise, un dossier incomplet peut retarder l'évaluation d'une demande de crédit ou de police d'assurance, simplement parce que le processus ne peut pas continuer sans les données manquantes.
Il est important ici de faire la distinction entre deux choses qui sont souvent confondues. La première est le questionnaire lui-même, qui est un instrument commercial de votre client. La seconde est les obligations légales sous-jacentes, telles que les règles sur la protection des données, le droit du travail ou la sécurité des produits, qui pèsent de toute façon sur votre entreprise, indépendamment du fait qu'un questionnaire soit envoyé à ce sujet. Le fait de ne pas remplir une liste ne change rien à ces obligations sous-jacentes, et inversement : une liste remplie n'est pas la preuve que vous respectez tout. Pour l'explication des termes couramment utilisés qui réapparaissent dans ces listes, tels que scope 1, 2 et 3 ou les dix mesures de NIS2, vous pouvez consulter la base de connaissances avec explications par sujet.
Ce que vous pouvez influencer
Le plus grand risque se situe généralement non pas dans le contenu des questions, mais dans le temps qu'il faut pour les répondre à chaque fois. La même question sur votre politique de sécurité ou sur vos véritables propriétaires revient chez presque tous vos clients, dans un format différent. Celui qui le redécouvre à chaque fois court plus de risques de dépasser une échéance que celui qui a déjà les réponses prêtes dans un seul aperçu. Vous pouvez montrer à l'avance si un questionnaire est pertinent pour votre entreprise et quel effort environ il implique, avec l'aide de la vérification d'identification comportant quelques questions.
Si vous souhaitez savoir comment un tel aperçu est élaboré dans la pratique et d'où proviennent les informations, cela est décrit sur la page comment cela fonctionne. Si vous avez des doutes sur une situation spécifique, par exemple sur ce que vous devez ou ne devez pas partager avec un client, il est recommandé de coordonner cela avec un juriste ou avec le client concerné lui-même; nous ne jugeons ni n'expliquons rien en votre nom. Les cas de doute courants sont regroupés de manière claire dans la questions fréquemment posées.
Si vous souhaitez d'abord voir si cela s'applique à votre entreprise et combien de temps cela vous prend normalement, le quick-scan gratuit est un point de départ logique. Vous voyez ainsi en quelques minutes où vous en êtes, sans avoir à remplir immédiatement une liste.