elke klant vraagt zijn eigen format aan, kan dit systeem dat aan

Eén ketendossier, elk format zijn eigen vragenset

Ja, dat kan het systeem aan — dat is precies waarom er een ketendossier bestaat in plaats van een archief met ingevulde lijsten. De bank stelt de vraag over medewerkersaantallen anders dan de verzekeraar, en de duurzaamheidslijst van klant A groepeert vragen anders dan die van klant B. Maar onder al die formats zit meestal dezelfde set feiten: het aantal medewerkers, de landen waar de onderneming vestigingen heeft, of er een ISO 9001-certificaat is. Het systeem herkent de vraag in het format van de klant en koppelt die aan het juiste feit in het dossier, ongeacht hoe de vraag precies geformuleerd is.

Waar het wel op aankomt: hoe specifieker de vraag, hoe minder automatisch de koppeling. "Heeft u een informatiebeveiligingsbeleid" is een ander niveau dan "welke van de beheersmaatregelen uit Annex A van ISO/IEC 27001 zijn geïmplementeerd" — dat laatste vraagt om een dossier dat op dat detailniveau is ingericht, niet alleen om een ja/nee-vlag. Zelfde geldt voor de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn: als een klant per maatregel bewijs wil, moet het dossier per maatregel iets te bieden hebben, niet alleen een algemene verklaring. Het systeem stelt dan voor wat er past; bevestigen per antwoord blijft aan de klant.

Herkenning per vraag, niet per format

De koppeling werkt op het niveau van de individuele vraag, niet op het niveau van de hele lijst — dat is nodig omdat geen twee klantformats identiek zijn, ook niet binnen dezelfde standaard. Een vraag over de EFRAG VSME-basismodule kan in het format van de ene klant een open tekstveld zijn en in het format van een andere klant een aparte ja/nee-vraag per indicator; het dossier levert in beide gevallen hetzelfde onderliggende feit, alleen anders gepresenteerd. Waar een format vraagt naar iets dat niet in het dossier staat — bijvoorbeeld een detail dat nog niet is vastgelegd, zoals of de onderneming AI-systemen inzet — stelt het systeem geen antwoord voor, want er is geen bron om op te wijzen.