kan een collega of adviseur dit namens mij doen

Een collega of adviseur kan het invullen doen

Ja, dat kan, en in de praktijk gebeurt dat vaak. De vragenlijst zelf stelt geen eisen aan wie de antwoorden intikt of het portaal van de klant bedient. Wat wél telt, is dat de inhoud van de antwoorden klopt en dat iemand binnen de onderneming — meestal degene die er verantwoordelijk voor is — ze controleert voordat ze de deur uit gaan. Wie dat controleert, is een interne keuze, geen juridische.

Waar de scheidslijn wél zit: een collega of adviseur die antwoorden invult, doet dat namens de onderneming. Feiten als het registratienummer, de omzet of het aantal medewerkers moeten uit het ketendossier komen, niet uit het geheugen van wie toevallig aan het toetsenbord zit. Bij twijfel of onduidelijkheid over een antwoord — bijvoorbeeld omdat de adviseur een bewijsstuk niet kan vinden — ligt de beslissing om iets als "ja" te bevestigen bij de onderneming zelf, niet bij het platform en niet automatisch bij wie het invulwerk doet.

Waarom dit geen kwestie van bevoegdheid is

Geen van de vindplaatsen die hier relevant zijn — de EFRAG VSME-module, de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn, of Annex A van ISO/IEC 27001 — stelt een eis aan de persoon die een vragenlijst invult. Die regelingen gaan over de inhoud: welke gegevens een onderneming vastlegt, welke maatregelen ze neemt, welke beheersmaatregelen ze toepast. Wie dat administratief verwerkt in een portaal van een klant, is een organisatorische keuze. Dat geldt evengoed voor gegevens die vastliggen op grond van de Handelsregisterwet 2007, zoals de statutaire naam of het vestigingsadres: die feiten zijn openbaar vastgelegd, maar wie ze overtypt in een vragenlijst is niet aan iemand voorbehouden.