mijn klant heeft geen portaal en wil de ingevulde vragenlijst gewoon per mail terug

Mail vervangt het portaal niet, alleen het invoerscherm

Dat een klant geen portaal heeft en de lijst per mail terugwil, verandert niets aan hoe je hem invult. Je werkt nog steeds vanuit één ketendossier met vaste antwoorden — de statutaire naam, het KvK-nummer, het aantal medewerkers, de certificeringsstatus — en zet die om in het format dat deze klant per mail heeft gestuurd. Het enige verschil is de aflevervorm: geen upload-knop bij een derde, maar een bijlage die je zelf verstuurt.

Dat maakt de vertrouwelijkheidsknop belangrijker, niet minder belangrijk. Bij een portaal ziet alleen die ene klant het antwoord dat daar binnenkomt. Bij een mail zit de volledige, ingevulde lijst als bestand in je Verzonden-items en in de inbox van de ontvanger — inclusief elk veld dat je per ongeluk had laten staan. Check dus per vraag wat je meestuurt, met name bij velden als omzet per land of interne procesbeschrijvingen, voordat het bestand de deur uitgaat. Wij bepalen niet wat je moet delen; dat blijft jouw afweging per klant.

Waarom het ketendossier leidend blijft, niet het format

De Handelsregisterwet 2007 legt vast welke basisgegevens van een onderneming officieel geregistreerd staan — naam, nummer, adres, vestigingen. Dat zijn feiten die niet veranderen naargelang de klant een portaal, een Excel-format of een simpele e-mail met vragen gebruikt. Diezelfde logica geldt voor de andere bronvelden in het dossier: een antwoord over de sector of over ISO 9001-certificering is waar of niet waar, onafhankelijk van het kanaal waarlangs het de klant bereikt. Het format van de vragenlijst bepaalt alleen de vorm van het antwoord, niet de inhoud — en die inhoud staat al vast in het dossier, klaar om in elk gewenst format te worden gezet.