kan ik de vragenlijst eerst laten controleren door een collega

Een collega laten meekijken is meestal geen probleem

Ja, een vragenlijst laten controleren door een collega kan meestal zonder gevolgen voor de inhoud. Dit is een interne organisatorische keuze, geen juridische horde: wie er intern naar kijkt, verandert niets aan wat er wordt ingevuld of ingediend. De verantwoordelijkheid voor de antwoorden blijft bij de onderneming, ongeacht hoeveel collega's meekijken. Belangrijk is vooral wélke antwoorden je laat meekijken: technische vragen over informatiebeveiliging horen bij een andere collega dan vragen over de jaaromzet of het aantal medewerkers.

Waar het in de praktijk om gaat, is of de collega toegang moet krijgen tot het hele ketendossier of alleen tot de specifieke vragenlijst. Bij een vragenlijst met technische beveiligingsvragen — bijvoorbeeld over de beheersmaatregelen uit Annex A van ISO/IEC 27001, of over de tien maatregelen uit artikel 21 lid 2 van de NIS2-richtlijn — ligt het voor de hand dat een IT- of compliance-collega meekijkt. Bij een duurzaamheidslijst volgens de VSME-basismodule van EFRAG ligt dat eerder bij iemand die de CO2- of personeelscijfers beheert. Het systeem zelf beoordeelt of adviseert niets; het toont alleen welk antwoord uit het dossier komt en met welk bewijsstuk dat onderbouwd is, zodat een collega dat kan nakijken voordat er bevestigd wordt.

Waar dit vandaan komt: wie de gegevens invult, niet wie ze bekijkt

Er is geen wettelijke regel die voorschrijft wie een vragenlijst mag inzien voordat die wordt ingediend. De Handelsregisterwet 2007 en de CSRD-richtlijn (Richtlijn (EU) 2022/2464) bepalen wélke gegevens een onderneming moet vastleggen en rapporteren, niet wie binnen de onderneming die gegevens mag controleren. Dat is een interne kwestie. Wel relevant: als de vragenlijst gevoelige informatie bevat, bijvoorbeeld over de statutaire naam of interne bedrijfsprocessen, kan de vertrouwelijkheidsknop worden gebruikt om te bepalen wie precies meekijkt.