Kann ich die Frageliste zunächst von einem Kollegen überprüfen lassen

Eine Kollegin oder einen Kollegen Einsicht nehmen zu lassen ist meist kein Problem

Ja, die Überprüfung eines Fragebogens durch einen Kollegen ist normalerweise ohne Auswirkungen auf den Inhalt möglich. Dies ist eine interne organisatorische Entscheidung, keine rechtliche Hürde: Wer intern Einsicht nimmt, ändert nichts daran, was ausgefüllt oder eingereicht wird. Die Verantwortung für die Antworten bleibt beim Unternehmen, unabhängig davon, wie viele Kollegen Einsicht nehmen. Wichtig ist vor allem, WELCHE Antworten Sie einsehen lassen: Technische Fragen zur Informationssicherheit gehören zu einem anderen Kollegen als Fragen zum Jahresumsatz oder zum Anzahl der Mitarbeiter.

In der Praxis kommt es darauf an, ob der Kollege Zugang zum gesamten Kettenverzeichnis oder nur zum spezifischen Fragebogen erhalten soll. Bei einem Fragebogen mit technischen Sicherheitsfragen – beispielsweise zu den Managementmaßnahmen aus Anlage A der ISO/IEC 27001 oder zu den zehn Maßnahmen aus Artikel 21 Absatz 2 der NIS-2-Richtlinie – liegt es nahe, dass eine IT- oder Compliance-Kollegin oder ein IT- oder Compliance-Kollege Einsicht nimmt. Bei einer Nachhaltigkeitsliste gemäß des VSME-Grundmoduls von EFRAG liegt dies eher bei jemandem, der die CO2- oder Personalzahlen verwaltet. Das System selbst bewertet oder berät nichts; es zeigt nur auf, welche Antwort aus dem Verzeichnis stammt und mit welchem Beleg diese untermauert ist, damit ein Kollege dies überprüfen kann, bevor eine Bestätigung erfolgt.

Woher das kommt: Wer die Daten ausfüllt, nicht wer sie sieht

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die vorschreibt, wer einen Fragebogen vor der Einreichung einsehen darf. Das Handelsregistersetz 2007 und die CSRD-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2022/2464) bestimmen, WELCHE Daten ein Unternehmen erfassen und melden muss, nicht wer diese Daten innerhalb des Unternehmens überprüfen darf. Dies ist eine interne Angelegenheit. Relevant ist jedoch: Wenn der Fragebogen sensible Informationen enthält, etwa zur statutory name oder zu internen Geschäftsprozessen, kann die Schaltfläche zur Wahrung der Vertraulichkeit verwendet werden, um zu bestimmen, wer genau Einsicht nimmt.