eerste keer een duurzaamheidsvragenlijst invullen, waar begin ik

De basismodule van VSME dekt de meeste vragen af

Bij een tweede of derde duurzaamheidslijst is het patroon meestal al bekend: eerst de bedrijfsgegevens, dan energie en uitstoot, dan personeel en beleid. Wie die structuur herkent, kan sneller schakelen. De EFRAG VSME-basismodule is de facto het format waar de meeste klantportalen op zijn gebaseerd, ook als het portaal zelf andere labels gebruikt. Wat in het ene portaal "Scope 1 en 2" heet, staat in het volgende gewoon als "directe en indirecte uitstoot" — de onderliggende vraag is identiek.

Waar het vaker misgaat, is bewijs: een antwoord invullen is één stap, het onderliggende stuk aanleveren is een andere. Voor uitstootcijfers is dat meestal een energienota of een berekening op basis van verbruik; voor beleid een intern document, niet per se een certificaat. Als een klant certificering vraagt terwijl die er niet is, is het antwoord gewoon nee — niet "gedeeltelijk" of "in voorbereiding", want dat is geen feit maar een intentie. Twee categorieën vragen komen daarnaast in bijna elke lijst terug en zijn snel te herleiden: het aantal medewerkers en de landen waar de onderneming vestigingen heeft. Die twee bepalen vaak ook welke vervolgvragen een portaal toont.

Herkomst: CSRD, VSME en de doorwerking naar het mkb

De CSRD (Richtlijn (EU) 2022/2464) verplicht grote, beursgenoteerde ondernemingen tot rapportage, maar de vragenlijsten die bij toeleveranciers binnenkomen zijn meestal een vertaling van die verplichting naar de keten: de grote klant moet zelf rapporteren over zijn keten en stelt daarom vragen door. EFRAG heeft voor niet-beursgenoteerde mkb-ondernemingen de VSME-standaard opgesteld, juist om te voorkomen dat elk portaal zijn eigen structuur uitvindt. Dat is ook de reden dat veel vragenlijsten, ondanks verschillende huisstijlen, dezelfde basisindeling volgen.