kunnen meerdere vestigingen van ons bedrijf hetzelfde dossier gebruiken

Eén dossier kan, maar niet automatisch voor alles

Ja, meerdere vestigingen kunnen met één dossier werken, maar dat hangt af van wat de vraag precies uitvraagt: de rechtspersoon of de vestiging. Veel vragenlijsten vragen naar de onderneming als geheel — dan is één dossier op het niveau van de rechtspersoon voldoende, met daarin het antwoord op in welke landen de onderneming vestigingen heeft. Andere vragen zijn juist vestigingsgebonden: het vestigingsadres, lokale certificering, of een lokaal continuïteitsplan. Die kun je niet met één centraal antwoord afdekken zonder toelichting.

Het knelpunt zit meestal bij drie categorieën vragen. Ten eerste identiteitsvragen zoals het vestigingsadres van de onderneming — hier moet je aangeven of de klant het hoofdkantoor bedoelt of de leverende vestiging. Ten tweede ISO-certificering: een ISO 9001-certificaat kan op één vestiging staan of op de hele organisatie, en dat verschil zie je terug in het antwoord op of de onderneming ISO 9001-gecertificeerd is. Ten derde de NIS2-maatregelen: als vestigingen apart netwerken en systemen beheren, kan de ene vestiging aan de tien maatregelen van artikel 21 lid 2 voldoen en de andere niet. Eén gedeeld dossier werkt dan alleen als je per vestiging aangeeft welk deel van het antwoord klopt.

Waar het onderscheid rechtspersoon-vestiging uit volgt

De Handelsregisterwet 2007 registreert onderneming en vestiging als afzonderlijke gegevens: een rechtspersoon kan meerdere vestigingen hebben, elk met een eigen vestigingsnummer en adres. Die scheiding is de reden dat een dossier op rechtspersoonsniveau niet automatisch klopt voor een vraag die specifiek over één vestiging gaat. Bij NIS2 volgt de vestigingsgevoeligheid uit artikel 21 lid 2 van Richtlijn (EU) 2022/2555: de tien maatregelen gelden voor het netwerk- en informatiesysteem dat de dienst levert, en dat kan per vestiging verschillen. Bij ISO 27001 is de scope van het Annex A-certificaat bepalend: staat die op één locatie of op de hele organisatie, dat lees je op het certificaat zelf.