können mehrere Niederlassungen unseres Unternehmens dieselbe Akte nutzen

Eine Akte ist möglich, aber nicht automatisch für alles

Ja, mehrere Niederlassungen können mit einer Akte arbeiten, aber das hängt davon ab, was die Frage genau abfragt: die juristische Person oder die Niederlassung. Viele Fragebögen fragen nach dem Unternehmen als Ganzes — dann reicht eine Akte auf der Ebene der juristischen Person aus, mit darin die Antwort auf in welchen Ländern das Unternehmen Betriebsstätten hat. Andere Fragen sind gerade an die Niederlassung gebunden: die Niederlassungsadresse, lokale Zertifizierung oder ein lokaler Continuity Plan. Diese lassen sich nicht mit einer zentralen Antwort abdecken, ohne eine Erläuterung.

Das Engpässe sitzt meist bei drei Arten von Fragen. Erstens Identitätsfragen wie der Betriebsstätte des Unternehmens — hier müssen Sie angeben, ob der Kunde die Zentrale oder die beliefernde Niederlassung meint. Zweitens ISO-Zertifizierung: Ein ISO-9001-Zertifikat kann auf einer Niederlassung stehen oder auf der ganzen Organisation, und dieser Unterschied schlägt sich in der Antwort auf ob das Unternehmen ISO 9001-zertifiziert ist. Drittens die NIS2-Maßnahmen: Wenn Niederlassungen separate Netze und Systeme verwalten, kann die eine Niederlassung die zehn Maßnahmen des Artikels 21 Absatz 2 erfüllen und die andere nicht. Eine gemeinsame Akte funktioniert dann nur, wenn Sie pro Niederlassung angeben, welcher Teil der Antwort stimmt.

Woher die Unterscheidung juristische Person – Niederlassung stammt

Das Handelsgesetzbuch 2007 registriert Unternehmen und Niederlassung als separate Daten: eine juristische Person kann mehrere Niederlassungen haben, jede mit einer eigenen Niederlassungsnummer und Adresse. Diese Trennung ist der Grund, warum eine Akte auf Ebene der juristischen Person nicht automatisch für eine Frage passt, die sich speziell auf eine Niederlassung bezieht. Bei NIS2 folgt die Niederlassungsempfindlichkeit aus Artikel 21 Absatz 2 der Richtlinie (EU) 2022/2555: die zehn Maßnahmen gelten für das Netz- und Informationssystem, das den Dienst erbringt, und das kann sich pro Niederlassung unterscheiden. Bei ISO 27001 ist der Umfang des Annex-A-Zertifikats ausschlaggebend: steht er an einem Standort oder auf der ganzen Organisation, das lesen Sie auf dem Zertifikat selbst.