Sok vállalkozó azon töpreng, hogy pontosan mi történik, ha az UBO-regisztráció nem teljesen rendben van. A válasz attól függ, hogy hol történik a hiba: a Kereskedelmi Nyilvántartásnál, vagy egy olyan ügyfélnél, aki egy aktuális áttekintést kér. Mindkét helyzet más-más következménnyel jár, és egyik sem szükségképpen oka a pániknak — viszont figyelmet igényel.
Az UBO az Ultimate Beneficial Owner rövidítése: az a személy, aki végső soron egy vállalkozás tulajdonosa, vagy annak felett rendelkezik. Az EU számos országában ezről nyilvántartást vezetnek; Hollandiában ezt a Kereskedelmi Kamarán keresztül teszik. Aki alapított egy társaságot vagy más jogi személyt, alapvetően köteles az UBO-kat ott regisztráltatni és az adatokat naprakészen tartani.
Ha a Kereskedelmi Nyilvántartásnál a regisztráció hiányzik vagy elavult
A regisztrációs kötelezettség törvényi kötelezettség, független attól, hogy az ügyfél mit kér Öntől. A Kereskedelmi Kamarán felügyel a nyilvántartás teljességére, és meg tudja szólítani azokat a vállalkozásokat, amelyek nem vagy nem időben végeznek regisztrációt. Az, hogy egy konkrét esetben mit jelent ez, és milyen lépések tartoznak hozzá, a felügyeletet végző hatóság döntésétől függ; ez nem olyan becslés, amelyet mi itt megtudnánk vagy meg tudnánk tenni. A pontos kötelezettségek és határidők tekintetében a Kereskedelmi Kamarán nyújtott információ a megfelelő forrás, szükség esetén kiegészítve egy olyan jogász vagy közjegyző tanácsával, aki ismeri a vállalkozása szerkezetét.
Egy elavult regisztráció — például egy részvénytranszfer vagy egy nem közölt alapszabály-módosítás után — ugyanaz a kötelezettség alá esik, mint egy hiányzó regisztráció. A nyilvántartásnak az aktuális helyzetet kell mutatnia, nem az alapítás időpontjában fennálló helyzetet.
Ha egy ügyfél UBO-adatokat kér és nem tudja őket megadni
Ezenkívül van az ügyfelekhez kapcsolódó gyakorlat, különösen bankokat, biztosítókat és nagyobb vásárlókat érint, akik saját lánc-vizsgálatot végeznek. Ezt KYB-nek, Know Your Business-nek hívják: a vásárló tudni szeretné, hogy ki áll a beszállító mögött, többek között a pénzmosás és az érdekkonfrontáció megelőzése érdekében. A KYB-kérdőív gyakran UBO-áttekintést kér, néha a Kereskedelmi Nyilvántartásból kivonattal együtt.
Ha az adatokat nem tudja időben megadni, a következmény nem egy felügyeletet végző hatósághoz vezethet, hanem az ügyfélhez magához: az ügyfél függőben hagyhatja az értékelést, kiegészítő kérdéseket tehet fel, vagy végső soron úgy dönthet, hogy nem jön létre az együttműködés. Ez nem jogi szankció, hanem az ügyfél kereskedelmi megfontolása, és ez az értékelés bankonként, biztosítónként vagy megbízónként eltér. milyen az afnemők KYB-vizsgálata képet ad arról, hogy mit szokás kérni és miért.
Két kötelezettség, két különböző következmény
Ezért érdemes a két helyzetet szétválasztani. A Kereskedelmi Nyilvántartásnál a regisztrációs kötelezettség egy törvényi kötelezettség saját felügyeleti szervvel. Az UBO-adatok ügyfélnek való megadása egy üzleti kapcsolat része, ahol a vásárló maga dönt arról, hogy milyen szigorúan vizsgál és mit tesz, ha az információ hiányzik. Egy aktuális nyilvántartás egyébként gyakran azonnal megoldja a második problémát: aki rendben tartja a regisztrációt, általában ugyanazokat az adatokat meg tudja adni egy ügyfélnek is.
A gyakorlatban azt tapasztalunk, hogy a vállalkozók főleg azért veszítenek időt, mert ugyanazok az UBO-adatok ismételten felmerülnek, más formátumban, más vásárló által. Ez pontosan az, ahol a supplia.eu segítségre van: az Ön megerősített adatai egyszer rögzítve vannak az Ön láncdossziéjában, és onnan újrahasznosíthatók az a következő ügyfél által küldött kérdőívhez. Mi nem regisztrálunk a Kereskedelmi Kamarán és nem értékeljük az Ön UBO-szerkezetét — ez marad az Ön saját felelőssége, szükség esetén egy közjegyző vagy jogász bevonásával.
Szeretné gyorsan megtudni, hogy mely kérdőívek valószínűleg Önre vonatkoznak a helyzetében, és ehhez mit kell tenni? Néhány kérdésre válaszolva azonnal láthatja, hol tart .Kétséges, hogy valami konkrétan az Ön vállalatára vonatkozik-e, akkor nézze meg a gyakran ismételt kérdésekre adott válaszokat, vagy hozzon létre egy üzleti fiókot a dossziéjának felépítéséhez. Így a következő alkalommal nem kell újra keresnie ugyanazt a kivonatot.