De nombreux entrepreneurs se demandent ce qui se passe exactement si l'enregistrement UBO n'est pas tout à fait en ordre. La réponse dépend de l'endroit où le problème survient : au registre du commerce lui-même, ou chez un client qui demande un aperçu à jour. Ces deux situations ont des conséquences différentes, et aucune d'entre elles n'a besoin d'être une source de panique — mais bien d'attention.
UBO signifie Ultimate Beneficial Owner : la personne qui est finalement propriétaire ou qui a le contrôle d'une entreprise. De nombreux pays de l'UE tiennent un registre à ce sujet ; aux Pays-Bas, c'est auprès de la Chambre de commerce. Toute personne qui possède une société ou une autre entité juridique est en principe tenue de faire enregistrer les UBO et de maintenir les données à jour.
Si l'enregistrement au registre du commerce est manquant ou obsolète
L'obligation d'enregistrement est une obligation légale, indépendamment de ce qu'un client vous demande. La Chambre de commerce supervise l'intégrité du registre et peut contacter les entreprises qui ne s'enregistrent pas ou qui ne le font pas en temps voulu. Ce que cela signifie dans un cas spécifique et quelles étapes cela implique, c'est l'autorité de surveillance qui le détermine ; ce n'est pas une évaluation que nous pouvons ou souhaitons faire ici. Pour les obligations et délais précis, les informations de la Chambre de commerce sont la source appropriée, éventuellement complétées par les conseils d'un avocat ou d'un notaire qui connaît la structure de votre entreprise.
Un enregistrement obsolète — par exemple suite à un transfert d'actions ou à une modification des statuts qui n'a pas été communiquée — relève de la même obligation qu'un enregistrement manquant. Le registre doit montrer la situation actuelle, non la situation au moment de la création.
Si un client vous demande des données UBO et que vous ne pouvez pas les fournir
En outre, il y a la pratique chez les clients, notamment les banques, les assureurs et les plus grands acheteurs qui effectuent leurs propres enquêtes de chaîne. Cela s'appelle KYB, Know Your Business : l'acheteur veut savoir qui se cache derrière un fournisseur, notamment pour prévenir le blanchiment de capitaux et les conflits d'intérêts. Un questionnaire KYB demande donc souvent un aperçu UBO, parfois accompagné d'un extrait du registre du commerce.
Si vous ne pouvez pas fournir ces données à temps, la conséquence ne relève pas d'une autorité de surveillance mais du client lui-même : il peut suspendre l'évaluation, poser des questions supplémentaires, ou en dernier recours décider de ne pas poursuivre la collaboration. Ce n'est pas une sanction juridique mais une évaluation commerciale de l'acheteur, et cette évaluation diffère selon la banque, l'assureur ou le donneur d'ordre. comment l'enquête KYB apparaît chez les acheteurs donne une idée de ce qui est généralement demandé et pourquoi.
Deux obligations, deux conséquences différentes
Il est donc judicieux de distinguer les deux situations. L'obligation d'enregistrement au registre du commerce est une obligation légale avec sa propre autorité de surveillance. La fourniture de données UBO à un client fait partie d'une relation commerciale, dans laquelle l'acheteur lui-même détermine la rigueur de son évaluation et ce qu'il fait si des informations manquent. Un registre à jour résout d'ailleurs souvent immédiatement le deuxième problème : celui qui a la registrierung en ordre peut généralement communiquer les mêmes données à un client.
En pratique, nous observons que les entrepreneurs perdent surtout du temps parce que les mêmes données UBO sont demandées à plusieurs reprises, dans un format différent, par un acheteur différent. C'est précisément ce qui aide supplia.eu : vos données confirmées sont enregistrées une seule fois dans votre dossier de chaîne, et sont réutilisées à partir de là pour le questionnaire qu'un prochain client envoie. Nous n'enregistrons rien auprès de la Chambre de commerce et nous n'évaluons pas votre structure UBO — c'est votre propre responsabilité, éventuellement avec un notaire ou un avocat.
Voulez-vous savoir rapidement quels questionnaires risquent de vous être adressés dans votre situation et ce qui est nécessaire à cet effet? Avec quelques questions, vous verrez immédiatement où vous en êtes. En cas de doute quant à l'applicabilité d'une disposition spécifique à votre entreprise, consultez les réponses aux questions fréquemment posées, ou créez un compte professionnel pour constituer votre dossier. Ainsi, vous n'aurez pas besoin de rechercher à nouveau le même extrait la prochaine fois.