Πολλοί επιχειρηματίες αναρωτιούνται τι συμβαίνει ακριβώς εάν η εγγραφή UBO δεν είναι εντελώς σωστή. Η απάντηση εξαρτάται από το πού πάει στραβά: στο ίδιο το Εμπορικό Μητρώο ή σε έναν πελάτη που ζητά ένα ενημερωμένο απόσπασμα. Και οι δύο καταστάσεις έχουν διαφορετικές συνέπειες και καμία από τις δύο δεν χρειάζεται να είναι λόγος για πανικό — αλλά πρέπει να προσέξετε.
UBO σημαίνει Ultimate Beneficial Owner: το πρόσωπο που είναι τελικά ιδιοκτήτης ή έχει κυριαρχία σε μια επιχείρηση. Πολλές χώρες της ΕΕ διατηρούν ένα μητρώο γι' αυτό· στην Ολλανδία είναι στο Εμπορικό και Βιομηχανικό Επιμελητήριο. Όποιος έχει σίσταση εταιρείας ή άλλης νομικής οντότητας, υποχρεούται κατ' αρχήν να εγγράψει τους UBO εκεί και να διατηρεί τα δεδομένα ενημερωμένα.
Εάν η εγγραφή στο Εμπορικό Μητρώο λείπει ή είναι ξεπερασμένη
Η υποχρέωση εγγραφής είναι νόμιμη υποχρέωση, ανεξάρτητα από το τι ζητά από εσάς ένας πελάτης. Το Εμπορικό και Βιομηχανικό Επιμελητήριο επιβλέπει την πληρότητα του μητρώου και μπορεί να απευθυνθεί σε επιχειρήσεις που δεν εγγράφονται ή δεν το κάνουν έγκαιρα. Τι σημαίνει αυτό σε μια συγκεκριμένη περίπτωση και ποια βήματα συνεπάγονται, καθορίζει η εποπτική αρχή· δεν είναι εκτίμηση που μπορούμε ή θέλουμε να κάνουμε εδώ. Για τις ακριβείς υποχρεώσεις και τις προθεσμίες, τα στοιχεία του Εμπορικού και Βιομηχανικού Επιμελητηρίου είναι η κατάλληλη πηγή, ενδεχομένως συμπληρωμένα με συμβουλές από δικηγόρο ή συμβολαιογράφο που γνωρίζει τη δομή της επιχείρησής σας.
Μια ξεπερασμένη εγγραφή — για παράδειγμα μετά την μεταβίβαση μετοχών ή αλλαγή καταστατικού που δεν ανακοινώθηκε — εμπίπτει στην ίδια υποχρέωση με μια ελλιπή εγγραφή. Το μητρώο θα πρέπει να δείχνει την τρέχουσα κατάσταση, όχι την κατάσταση κατά την ίδρυση.
Εάν ένας πελάτης ζητά δεδομένα UBO και δεν μπορείτε να τα παρέχετε
Επιπλέον, υπάρχει η πρακτική στους πελάτες, ιδίως τις τράπεζες, τις ασφαλιστικές εταιρείες και τους μεγαλύτερους αγοραστές που διενεργούν τη δική τους έρευνα αλυσίδας. Αυτό ονομάζεται KYB, Know Your Business: ο αγοραστής θέλει να ξέρει ποιος είναι πίσω από έναν προμηθευτή, μεταξύ άλλων για να αποτρέψει τη νομιμοποίηση παράνομων εσόδων και τις συγκρούσεις συμφερόντων. Ένα ερωτηματολόγιο KYB συχνά ζητά επίσης ένα απόσπασμα UBO, μερικές φορές με ένα απόσπασμα από το Εμπορικό Μητρώο.
Εάν δεν μπορείτε να παρέχετε αυτά τα δεδομένα έγκαιρα, η συνέπεια δεν ενοχλεί έναν εποπτικό φορέα αλλά τον ίδιο τον πελάτη: μπορεί να αναβάλει την αξιολόγηση, να θέσει συμπληρωματικές ερωτήσεις ή, στην ακραία περίπτωση, να αποφασίσει να μην προχωρήσει τη συνεργασία. Αυτή δεν είναι νομική κύρωση αλλά μια εμπορική εκτίμηση του αγοραστή και αυτή η εκτίμηση διαφέρει ανά τράπεζα, ασφαλιστική εταιρεία ή εργοδότης. πώς φαίνεται η έρευνα KYB σε αγοραστές δίνει μια εικόνα του τι συνήθως ζητείται και γιατί.
Δύο υποχρεώσεις, δύο διαφορετικές συνέπειες
Είναι λοιπόν χρήσιμο να διακρίνετε τις δύο καταστάσεις. Η υποχρέωση εγγραφής στο Εμπορικό Μητρώο είναι νόμιμη υποχρέωση με δική της εποπτική αρχή. Η παροχή δεδομένων UBO σε έναν πελάτη είναι μέρος μιας επιχειρηματικής σχέσης, όπου ο αγοραστής καθορίζει ο ίδιος πόσο αυστηρά εξετάζει και τι κάνει εάν λείπουν πληροφορίες. Ένα ενημερωμένο μητρώο λύνει δε και πολλές φορές αμέσως το δεύτερο πρόβλημα: όποιος έχει σωστή εγγραφή, μπορεί συνήθως να κοινοποιήσει τα ίδια δεδομένα σε έναν πελάτη.
Στην πράξη παρατηρούμε ότι οι επιχειρηματίες χάνουν κυρίως χρόνο επειδή τα ίδια δεδομένα UBO ζητούνται ξανά και ξανά, σε διαφορετική μορφή, από έναν διαφορετικό αγοραστή. Αυτό είναι ακριβώς το σημείο στο οποίο βοηθά το supplia.eu: τα επιβεβαιωμένα δεδομένα σας είναι μία φορά αποθηκευμένα στο φάκελό σας αλυσίδας και χρησιμοποιούνται εκ νέου για το ερωτηματολόγιο που στέλνει ένας επόμενος πελάτης. Δεν καταχωρίζουμε τίποτα στο Εμπορικό και Βιομηχανικό Επιμελητήριο και δεν αξιολογούμε τη δομή UBO σας — αυτό παραμένει δική σας ευθύνη, ενδεχομένως με έναν συμβολαιογράφο ή δικηγόρο.
Θέλετε να μάθετε γρήγορα ποιες λίστες ερωτήσεων είναι πιθανό να σας αφορούν στην κατάστασή σας και τι απαιτείται γι' αυτό; Με μερικές ερωτήσεις θα δείτε αμέσως πού στέκεστε. Εάν αμφιβάλλετε εάν κάτι ισχύει συγκεκριμένα για την επιχείρησή σας, ανατρέξτε στο τις απαντήσεις στις συχνές ερωτήσεις, ή δημιουργήστε ένα επαγγελματικό λογαριασμό για να δημιουργήσετε το δοσιέ σας. Έτσι δεν χρειάζεται να ψάξετε ξανά για το ίδιο απόσπασμα την επόμενη φορά.