kan flera kollegor fylla i kedjedokumentet tillsammans

Flera ifyllare per dossier är det normala arbetssättet

Ja, flera kollegor kan arbeta tillsammans på samma kedjedossier. Det är också logiskt: frågorna i en CSRD-lista, en NIS2-enkät eller ett försäkringsformat berör sällan en enda funktion. Den som ger svaret på frågan om antal anställda sitter vanligtvis på HR eller finans, medan de tio åtgärderna i artikel 21 punkt 2 i NIS2-direktivet snarare ligger på IT eller hos en säkerhetschef. Ett dossier, olika källägare per avsnitt — det är utgångspunkten, inte undantaget.

I praktiken fungerar det genom att dela upp dossieren i delar: identitet och registrering, omfattning och platser, certifiering, kontinuitet, cybersäkerhet, hållbarhet. Varje kollega fyller i sitt eget avsnitt och bekräftar med ja eller nej så snart systemet föreslår ett svar från en tidigare ifylld källa. På så sätt behöver ingen överblicka hela dossieren för att ändå kunna underhålla en specifik del — den person som vet om företaget är ISO 9001-certifierat, behöver inte nödvändigtvis vara samma person som känner till kontorsadressen eller de länder där verksamheten är etablerad. Vem som exakt hanterar vilken del är ett val som företaget själv gör; plattformen tvingar ingen rollfördelning.

Vad som följer av karaktären på de begärda uppgifterna

Detta följer inte från en enda artikel, utan från strukturen i själva standarderna. EFRAG VSME-basmodulen och Direktiv (EU) 2022/2464 (CSRD) begär data som typiskt är utspridd över finans, HR och verksamhet. Bilaga A till ISO/IEC 27001 och artikel 21 punkt 2 i NIS2-direktivet begär tekniska kontrollåtgärder som vanligtvis ligger hos IT-ansvariga. Ingen av dessa källor föreskriver vem inom ett företag som får ge svaret — det är en intern angelägenhet. Dossieren följer denna praxis: den är uppdelad efter ämne, inte efter avsändare, så att flera kollegor kan bidra samtidigt utan att skriva över varandras arbete.