wij hebben meerdere dochterbedrijven moet ik voor elke bv apart de vragenlijst invullen

Meestal per juridische entiteit, niet per groep

In de meeste gevallen vult elke bv de vragenlijst apart in, omdat de vragende partij toetst op de juridische entiteit waarmee zij een contract heeft. Elke bv heeft immers een eigen inschrijving in het handelsregister, een eigen registratienummer en meestal een eigen vestigingsadres. Een antwoord dat voor de moeder klopt — bijvoorbeeld over het aantal medewerkers of de jaaromzet — klopt niet automatisch voor de dochter. Vult de dochter zelf de lijst in bij haar eigen klant, dan gelden dus haar eigen cijfers, niet die van de groep.

Er is één belangrijke nuance: bij CSRD-rapportage (Richtlijn 2022/2464) en bij de VSME-standaard van EFRAG wordt vaak op groepsniveau gerapporteerd, met een geconsolideerd overzicht van de hele keten van dochters. Vraagt een klant dus specifiek naar duurzaamheidsrapportage volgens CSRD of VSME, dan kan het antwoord wél op groepsniveau liggen — check dan of de vragenlijst daar expliciet om vraagt, of om de situatie van de individuele bv. Bij vragen over informatiebeveiliging (ISO/IEC 27001, NIS2) ligt de scope vaak juist weer bij de entiteit die de dienst levert, omdat het gaat om de systemen en processen die daadwerkelijk bij die bv draaien. Eén ketendossier met de losse feiten per bv is hier handig: je zet per dochter apart vast wat waar is, en het systeem gebruikt per vragenlijst de juiste set.

Waarom dit per regeling verschilt

De Handelsregisterwet 2007 registreert elke onderneming afzonderlijk, met een eigen nummer — dat is het uitgangspunt dat de meeste inkoopportalen volgen. CSRD (Richtlijn 2022/2464) en de VSME-basismodule van EFRAG kennen daarentegen wel een geconsolideerde rapportagevorm op groepsniveau. NIS2 (Richtlijn 2022/2555, artikel 21 lid 2) en ISO/IEC 27001 richten zich op de organisatie die de dienst of het systeem daadwerkelijk beheert, wat meestal de individuele bv is. Welke laag van toepassing is, staat dus niet vast in één wet, maar volgt uit de vraag zelf — kijk naar wat er letterlijk gevraagd wordt over de sector of scope van de rapportage.