mijn klant wil bewijsstukken bij de antwoorden op de duurzaamheidslijst

Bewijsstukken horen bij het antwoord, niet los daarvan

Een vraag om bewijsstukken betekent meestal dat het antwoord op zichzelf niet genoeg is: de klant wil kunnen nagaan waar het op gebaseerd is. Bij identiteitsvragen is dat vaak simpel — het registratienummer is te controleren via het Handelsregister, dat is meteen het bewijsstuk. Bij vragen die uit de EFRAG VSME-basismodule komen ligt dat anders: daar wordt vaak een onderliggend document gevraagd, zoals een energiefactuur voor het verbruik of een beleidsdocument voor een genoemde maatregel. Als dat document niet bestaat, is het eerlijke antwoord dat het bewijsstuk er nog niet is — niet een bewijsstuk verzinnen dat er niet is, en niet het onderliggende antwoord aanpassen zodat het toevallig wél klopt met wat er is.

Bewijsstukken vragen ook precisie over de vorm. "Een verklaring van het management" is iets anders dan "een getekend beleidsdocument", en een klant die specifiek naar een certificaat vraagt — zoals bij ISO 9001 — bedoelt het certificaat zelf, niet een interne kwaliteitsprocedure die er inhoudelijk op lijkt. Als het gevraagde stuk niet bestaat, is "nee, nog niet aanwezig" een vollediger en houdbaarder antwoord dan een bewijsstuk uploaden dat net iets anders zegt dan gevraagd wordt.

Waar de vraag naar bewijs vandaan komt

De CSRD (Richtlijn (EU) 2022/2464) vraagt van rapporterende ondernemingen onderbouwde, verifieerbare informatie, en die verwachting werkt door naar leveranciers die als bewijsvoering in de keten worden aangesproken. Bij cyberveiligheidslijsten is de vraag om bewijs vaak direct te herleiden tot de tien maatregelen van artikel 21, tweede lid, van de NIS2-richtlijn, of tot de beheersmaatregelen uit Annex A van ISO/IEC 27001 — allebei vragen om een aantoonbare maatregel, niet om een intentie.