hoe vaak moet ik het dossier actueel houden

Actualiseren is per rubriek een ander ritme

Er is geen vaste update-frequentie voor het hele ketendossier: elke rubriek volgt het ritme van de bron die erachter zit. Gegevens uit het Handelsregister — naam, rechtsvorm, vestigingsadres — wijzigen alleen als de onderneming zelf iets wijzigt, en dan is bijwerken vooral een controle of de KVK-mutatie is doorgekomen. Dat geldt bijvoorbeeld voor het vestigingsadres van de onderneming en voor het registratienummer waaronder de onderneming staat ingeschreven: die veranderen zelden, maar als het gebeurt, staat het dossier er tot dat moment naast.

Andere rubrieken hebben wél een natuurlijk ritme. Omzet en personeelsaantal lopen meestal jaarlijks mee met de jaarrekening — relevant voor de jaaromzet van de onderneming en voor het medewerkersaantal. Een ISO 27001-certificaat heeft een geldigheidsdatum van de certificerende instantie, en na een hercertificering of surveillance-audit is dat de trigger om de Annex A-maatregelen opnieuw te bekijken. De tien maatregelen van artikel 21 lid 2 NIS2 en een VSME-rapportage kennen geen wettelijke hersteldatum in het dossier zelf, maar worden in de praktijk jaarlijks herzien omdat de onderliggende cijfers en risico-inschattingen na een jaar gedateerd raken. Wie voor het eerst een duurzaamheidslijst invult onder de CSRD-scope, doet er goed aan die rubriek te koppelen aan het boekjaar waarover gerapporteerd wordt.

Waar dit ritme vandaan komt

Geen van de vijf bronnen schrijft een update-termijn voor het ketendossier voor; de Handelsregisterwet 2007 verplicht wel tot het doorgeven van wijzigingen in de wettelijke gegevens, en de CSRD (Richtlijn (EU) 2022/2464) en de VSME-standaard van EFRAG werken met een jaarlijkse rapportagecyclus omdat ze aansluiten op het boekjaar. NIS2 (Richtlijn (EU) 2022/2555, artikel 21 lid 2) en ISO/IEC 27001 Annex A noemen geen kalendertermijn, maar veronderstellen periodieke evaluatie van de maatregelen als onderdeel van risicobeheer. Het ketendossier volgt daarom per rubriek de cyclus van de bron, niet één overkoepelende regel.