Jak často musím dossier aktualizovat

Aktualizace mají pro každou sekci jiný rytmus

Neexistuje pevná frekvence aktualizace pro celý řetězový spis: každá sekce následuje rytmus zdroje, který za ní stojí. Údaje z Obchodního rejstříku — název, právní forma, adresa sídla — se mění pouze tehdy, když se změní sám podnik, a aktualizace je především ověřením, zda byla změna v rejstříku zapsána. To platí například pro adresy místa podnikání podniku a pro registračního čísla, pod kterým je podnik veden: ty se mění zřídka, ale když k tomu dojde, je spis do té doby zastaralý.

Jiné sekce mají přirozený rytmus. Tržby a počet zaměstnanců obvykle sledují roční výkazy — relevantní pro roční obrat podniku a pro počet zaměstnanců. Certifikát ISO 27001 má datum platnosti od certifikační osoby a po novém certifikování nebo auditu dohledu je to trigger pro opětovné přezkoumání opatření Přílohy A. Deset opatření podle článku 21 odst. 2 NIS2 a hlášení VSME nemají v samotném spisu zákonnou lhůtu pro opravu, ale v praxi se každoročně přezkoumávají, protože údaje a posouzení rizik podkladů se po roce stanou zastaralými. Kdo poprvé vyplňuje seznam udržitelnosti v rozsahu CSRD, měl by tuto sekci propojit s účetním obdobím, za které se vykazuje.

Odkud tento rytmus pochází

Žádný z pěti zdrojů neurčuje lhůtu pro aktualizaci řetězového spisu; Zákon o obchodním rejstříku 2007 sice vyžaduje hlášení změn v právních údajích, a CSRD (Směrnice (EU) 2022/2464) a standard VSME od EFRAG pracují s roční cyklus vykazování, protože navazují na účetní rok. NIS2 (Směrnice (EU) 2022/2555, článek 21 odst. 2) a ISO/IEC 27001 Příloha A neuvádějí kalendární lhůtu, ale předpokládají periodické hodnocení opatření jako součást řízení rizik. Řetězový spis tedy sleduje podle sekce cyklus zdroje, nikoli jedno obecné pravidlo.