onko kaikilla toimipisteillämme yksi yhteinen tiedosto vai omat tiedostot

Yksi ketjukansio, useita toimipaikkoprofiileja

Vastaus: kansio toimii yhdessä, mutta ei yhtenä vastausastiana kaikille. Käytännössä perustat yhden ketjukansion koko organisaatiolle, ja määrität siinä toimipaikoittain, mitä poikkeaa. Yrityksen toimipaikan osoite ja maihin, joissa yrityksellä on toimistoja ovat ensimmäinen jako: jotkut kyselykaavakkeet kysyvät nimenomaan yhdessä paikassa vallitsevasta tilanteesta, ei koko huolintaliikkeestä.

Mitä on jaettu: hallinnointivastuut, ISO 27001 -sertifikaatti, jos se on myönnetty oikeushenkilön tasolla, ja CSRD/VSME-luvut, jos ne raportoidaan konsolidoituina. Mitä usein vaihtelee toimipaikoittain: työntekijöiden lukumäärä kyseisellä paikkakunnalla, paikalliset sertifioinnit ja joskus tietoturvatoimenpiteiden laajuus, jos kaikki toimipaikat eivät kuulu samaan ISO-soveltamisalaan. Täytät siis kerran koko huolintaliikkeen laajuisen osuuden ja lisäät jokaista toimipaikkaa kohti kerroksen, jota kyselykaavake siellä konkreettisesti kysyy.

Miksi tämä ero on olemassa: rekisteröinti versus raportointilaajuus

Tämä johtuu siitä, miten rekisteröinti ja raportointi ovat oikeudellisesti erillään. Handelsregisterwet 2007 rekisteröi toimipaikat erillisinä yksikköinä yhden yrityksen alla — siksi asiakas joskus kysyy toimipaikan numeron sijasta päärekisteröinnin perusteella. CSRD (direktiivi 2022/2464) ja EFRAG:n VSME-standardi raportoivat raportoivan yksikön tasolla, yleensä ryhmän tasolla, joten nämä luvut ovat määritelmän mukaan konsolidoituja eikä niitä voida jakaa toimipaikoittain. NIS2 (direktiivi 2022/2555, artikla 21 kohta 2) ja ISO/IEC 27001 Liite A riippuvat laajuudesta, jonka organisaatio on itse määrittänyt hallintojärjestelmälleen: jos laajuus kattaa yhden toimipaikan, sertifikaatti ei automaattisesti päde muille. Tämän vuoksi vastaus tähän kysymykseen ei ole yhtenäinen "yhdessä" tai "erikseen", vaan riippuu siitä, mitä osaa kansioista tarkastellaan.